Arferion ac egwyddorion i ysgolion ar gyfer defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol

Cyflwyniad

Mae ysgolion a lleoliadau addysg yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn amrywiaeth o ffyrdd, megis:

• i gyfathrebu â chymuned ehangach yr ysgol, gan gynnwys rhieni a gofalwyr
• i ymgysylltu â digwyddiadau sy’n digwydd ledled Cymru a thu hwnt, er enghraifft Diwrnod Defnyddio’r Rhyngrwyd yn Fwy Diogel, Diwrnod y Llyfr neu Eisteddfod

Er bod cyfryngau cymdeithasol yn ffordd ddefnyddiol o gyfathrebu, mae risgiau i’w defnyddio o ran , amddiffyn plant ac enw da’r ysgol a’r unigolyn. Mae’n hanfodol bod ysgolion a lleoliadau addysg yn ystyried y risgiau hyn wrth ddefnyddio llwyfannau cyfryngau cymdeithasol ac wrth ddatblygu eu polisïau ac arferion yr ysgol.

Ar gyfer pwy mae’r canllawiau hyn

Nod y canllawiau hyn yw cefnogi ysgolion a lleoliadau addysg (y cyfeirir atyn nhw fel ‘ysgolion’ yn y canllawiau hyn) yng Nghymru i lunio eu dull o ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn ffordd ddiogel, broffesiynol a chadarnhaol fel rhan o broses gyfathrebu’r ysgol. Mae’r canllawiau’n berthnasol i holl staff ysgolion a byddan nhw’n arbennig o ddefnyddiol i’r rheini sy’n gyfrifol am reoli sianeli cyfathrebu mewnol ac allanol ysgolion.

Beth sy’n cael ei gynnwys yn y canllawiau hyn

Mae’r canllawiau hyn yn canolbwyntio ar y defnydd posibl o gyfryngau cymdeithasol gan ysgolion ac maen nhw’n rhannu goblygiadau diogelwch y dylid eu hystyried wrth i ysgol rannu negeseuon â chynulleidfa ehangach drwy broffil cyfryngau cymdeithasol swyddogol yr ysgol. Dyma enghreifftiau:

• diweddariadau neu negeseuon atgoffa
• codi ymwybyddiaeth o ymgyrchoedd
• defnyddio lluniau a fideos i ddangos cyflawniadau a gweithgareddau’r ysgol

Mae’r canllawiau hyn hefyd yn rhoi cyngor ar ddefnyddio sianeli megis a gwasanaethau negeseuon i gyfathrebu’n fewnol rhwng grwpiau llai o bobl, er enghraifft staff (gan gynnwys sgyrsiau un-i-un).

Pam defnyddio cyfryngau cymdeithasol fel dull cyfathrebu

Gall cyfryngau cymdeithasol fod yn adnodd effeithiol i ysgolion ehangu eu cyrhaeddiad i’r gymuned ehangach. Mae nifer o wasanaethau cyfryngau cymdeithasol sy’n galluogi ysgolion i rannu gwybodaeth a negeseuon neu fathau eraill o gynnwys ag unrhyw un sy’n chwilio amdanyn nhw neu’n eu dilyn.

Fel dewis amgen i dudalen we, gwahaniaeth allweddol yn y gwasanaethau hyn yw unwaith y bydd defnyddiwr wedi tanysgrifio, dilyn neu gysylltu â'r llwyfan cyfryngau cymdeithasol a ddewiswyd, bydd yn rhan o’r gymuned ac yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf a hysbysiadau. Gall tanysgrifwyr i'r llwyfannau hyn hefyd adael sylwadau ar bostiadau, gadael adolygiadau ac, mewn rhai achosion, creu eu postiadau eu hunain. Mae rhai gwasanaethau’n rhoi'r opsiwn i ysgolion analluogi sylwadau, sy’n gallu bod yn nodwedd ddefnyddiol.

Mae sawl gwasanaeth yn darparu’r mathau hyn o lwyfannau, gan gynnwys:

• Facebook
• X (Twitter yn flaenorol)
• Instagram
• Podia
• Reddit
• Discord
• Slack

Mae pob un o’r rhain yn gweithredu’n wahanol ond yn ffordd i ysgolion rannu cynnwys â’u tanysgrifwyr.

Gall llwyfan cyfryngau cymdeithasol ysgol fod yn rhan o’i sianeli swyddogol ar gyfer cyfathrebu â’i chymuned. Drwy rannu negeseuon ar lwyfannau fel y rhain, a thrwy ymgysylltiad y gymuned â'r post hwnnw, gall ysgolion gyrraedd ac ymgysylltu â chynulleidfa ehangach a chynyddu gwelededd unrhyw ddiweddariadau. Gall y cyfryngau cymdeithasol fod yn adnodd gwerthfawr i hyrwyddo gwefan yr ysgol. Gallwch gynnwys dolen i’r wefan ar y proffil ac mewn postiadau lle mae angen cyfeirio at wybodaeth fwy cynhwysfawr.

Mae llwyfannau cyfryngau cymdeithasol yn cael eu defnyddio i:

• rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’ch cymuned am gyhoeddiadau, er enghraifft pryd fydd yr ysgol ar agor neu’r wybodaeth ddiweddaraf am ddigwyddiadau sydd wedi’u trefnu
• dangos gwaith, gweithgareddau a chyflawniadau'r ysgol
• ymgysylltu â chymuned yr ysgol drwy roi gwybodaeth ddefnyddiol i rieni, gofalwyr, asiantaethau ehangach a rhanddeiliaid, gan gynnwys darpar rieni a gofalwyr
• cymryd rhan mewn sgyrsiau ehangach a diwrnodau ymwybyddiaeth, fel Diwrnod Defnyddio’r Rhyngrwyd yn Fwy Diogel ac Wythnos Gwrth-Fwlio

Peidiwch â chymryd yn ganiataol bod pob aelod o gymuned yr ysgol yn defnyddio neu’n ymgysylltu â’r cyfryngau cymdeithasol. Wrth rannu negeseuon a diweddariadau pwysig, ystyriwch sut byddwch yn ymgysylltu â’r rheini sydd ddim ar y cyfryngau cymdeithasol neu’r rheini sydd wedi’u heithrio’n ddigidol.

Pethau i’w hystyried cyn creu proffil neu gyfrif cyfryngau cymdeithasol

Wrth ystyried creu cyfrif cyfryngau cymdeithasol newydd ar gyfer cyfathrebiadau ysgol, dylai’r uwch dîm arwain chwarae rhan allweddol yn y broses o wneud penderfyniadau a chymeradwyo ei ddefnydd. Argymhellir bod ysgolion yn ymgynghori â’u corff llywodraethu wrth ddatblygu a mabwysiadu unrhyw lwyfan cyfryngau cymdeithasol newydd. Dylai hyn gynnwys cyfrifon cyffredinol yr ysgol a chyfrifon dosbarth neu staff penodol.

Mae’n werth ystyried y cwestiynau isod wrth benderfynu creu cyfrif cyfryngau cymdeithasol newydd.

• Beth yw nod y cyfrif?
• Pwy yw’r gynulleidfa darged?
• Sut bydd y cyfrif yn cael ei hyrwyddo?
• Pwy fydd yn rheoli’r cyfrif? (Argymhellir bod o leiaf 2 aelod o staff yn rheoli unrhyw gyfrif ac, er gwaethaf hyn, dylai ysgolion bennu perchennog cyfrifol ar gyfer pob cyfrif, a allai fod yn aelod o’r uwch dîm arwain)
• Sut bydd y cyfrif yn cael ei fonitro?
• Sut bydd y cyfrif yn cael ei ffurfweddu: agored, preifat neu wedi cau? (Wrth benderfynu ar hyn, dylech ystyried y cynnwys yr hoffech ei rannu. Er enghraifft, os yw'r cynnwys yn wynebu'r cyhoedd, dylid nodi y bydd yr holl gynnwys yn agored i bawb. Os yw'n cynnwys delweddau o ddysgwyr, dylai hwn fod yn gyfrif caeedig.)
• A yw’n glir i’r staff sut a pham y dewiswyd pob dull cyfathrebu?
• O ble fydd y cyfrif yn cael ei gyrchu?
• Beth yw’r gweithdrefnau uwchgyfeirio pe bai rhywbeth yn mynd o’i le?

Ar ôl i’r uwch dîm arwain a’r corff llywodraethu ystyried unrhyw gais, dylai gael ei gymeradwyo neu ei wrthod. Dylai’r perchennog cyfrifol ddatblygu strategaeth cyfryngau cymdeithasol gref gyda mewnbwn gan staff. Dylai hyn helpu i wneud yn siŵr bod presenoldeb digidol yr ysgol yn cael ei reoli’n broffesiynol a bod diweddariadau, megis cynnwys wedi’i gynllunio a phostiadau ar gyfer ymatebion a sgyrsiau, bob amser yn berthnasol, yn llawn gwybodaeth ac yn ddifyr. Gall y cwestiynau uchod fod yn sail ar gyfer datblygu strategaeth yr ysgol o ran defnyddio cyfryngau cymdeithasol fel sianel gyfathrebu.

Dewis y llwyfan cywir

Mae modd defnyddio llwyfannau cyfryngau cymdeithasol at ddibenion gwahanol megis rhannu lluniau a fideos ac anfon yr wybodaeth ddiweddaraf at rieni a gofalwyr. Mae nifer o bethau i’w hystyried wrth geisio penderfynu pa blatfform fydd yn diwallu anghenion yr ysgol, yn ogystal â chymuned ehangach yr ysgol a allai fod yn rhyngweithio â’r cyfrif.

Mae llawer o wahanol fathau o lwyfannau cyfryngau cymdeithasol sy'n darparu mecanweithiau i gyfathrebu un i un, cyfathrebu â llawer o bobl neu’n ehangach. Mae’n bwysig dewis y llwyfan cywir sy’n diwallu anghenion yr ysgol. Efallai y byddai’n werth cynnal arolwg o'r gynulleidfa darged, er enghraifft rheini a gofalwyr, i weld pa gyfryngau cymdeithasol maen nhw’n eu defnyddio, oherwydd gall denu pobl i ymuno â phlatfform newydd neu lai poblogaidd fod yn anodd, a gallai gyfyngu ar lwyddiant eich cyfathrebiadau.

Preifatrwydd a diogelwch

Pan fydd ysgol yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol fel cyfrwng cyfathrebu, mae diogelwch yn hollbwysig. Mae’n hanfodol sicrhau diogelwch a phreifatrwydd pob aelod o gymuned yr ysgol.

Wrth feddwl am gofrestru ar lwyfan cyfryngau cymdeithasol newydd, mae’n bwysig ymchwilio i’r gosodiadau preifatrwydd a diogelwch sydd ar gael. Gall hyn gynnwys pwy sy’n gallu gweld beth sydd wedi’i rannu ar y cyfrif, pa ganiatâd sy’n cael ei roi i ddefnyddwyr newydd, a yw’r cyfrif yn gyhoeddus neu’n breifat, pwy sy’n gallu defnyddio gosodiadau gweinyddol y cyfrif ac a yw dilynwyr/defnyddwyr yn cael gadael sylwadau ar bostiadau. Bydd y rhan fwyaf o’r gwasanaethau cyfryngau cymdeithasol mwyaf poblogaidd yn egluro ac yn rhoi cyngor ar eu gosodiadau preifatrwydd, weithiau yn eu ‘Canolfannau Diogelwch’.

Efallai y bydd sefyllfaoedd lle bydd cyfryngau cymdeithasol yn cael eu defnyddio i rannu negeseuon sy'n sensitif o ran amser neu gynnwys, fel lluniau neu’r wybodaeth ddiweddaraf am weithgareddau’r ysgol. Gwiriwch a yw’r nodwedd ail-rannu wedi’i galluogi a chofiwch efallai na fydd unrhyw gynnwys sy'n cael ei rannu ar gyfryngau cymdeithasol yn aros yn breifat os bydd rhywun yn cymryd sgrinlun neu recordiad o’r cyfryngau.

Cyfreithiau diogelu data

Dylai ysgolion ystyried y rhwymedigaethau diogelu data wrth ddewis llwyfan cyfryngau cymdeithasol a rhaid iddyn nhw fod yn ymwybodol o’u rhwymedigaethau o dan gyfreithiau diogelu data’r DU o ran prosesu data personol. Gall y canllawiau diogelu data sydd ar gael ar Hwb gynnig rhagor o gyngor a dylech hefyd siarad â swyddog diogelu data eich ysgol.

Diogelwch a gosodiadau gweinyddwr

Bydd gan lawer o lwyfannau cyfryngau cymdeithasol osodiadau diogelwch gwahanol. Mae’n hanfodol gwneud yn siŵr bod gan y llwyfan osodiadau priodol ar gyfer defnydd arfaethedig yr ysgol. Pa bynnag lwyfan mae'r ysgol yn dewis ei ddefnyddio, mae’n bwysig cadw llygad ar ddiweddariadau newydd, yn ogystal â pharhau i ystyried preifatrwydd a diogelwch y cyfrif a’r wybodaeth sy’n cael ei rhannu. Bydd bod yn ymwybodol o’r rhain a defnyddio gosodiadau'n effeithiol yn galluogi'r ysgol i reoli'r hyn sy'n cael ei rannu a phwy sy’n gallu rhyngweithio â’r cyfrif. Yn aml, mae adnoddau yn ogystal â gosodiadau ‘cyfrif preifat’ ar gael. Mae gwybodaeth am osodiadau diogelwch rhai llwyfannau cyfryngau cymdeithasol poblogaidd ar gael yn y canllawiau apiau hyn ar Hwb.

Wrth osod cyfrifon, mae’n arbennig o bwysig meddwl pwy fydd angen gweithredu’r cyfrif a sut bydd yn cael ei gyrchu. Dylai unrhyw staff sydd â mynediad i'r cyfrif fod yn gyfarwydd â'r gosodiadau er mwyn ymateb yn briodol pan fydd rhywbeth yn mynd o'i le. Yn aml, bydd llawer o lwyfannau’n rhoi hawliau ychwanegol i gyfrifon gweinyddwyr. Mae’n werth edrych ar y gosodiadau gweinyddwyr ar y cyfrif a gwirio’r canlynol:

• beth fydd yn weladwy pan fydd gweinyddwyr yn postio ar y proffil
• y lefel o hawliau sydd ar gael i weinyddwyr

Yn dibynnu ar y llwyfan, efallai y bydd modd rhoi gwahanol lefelau o fynediad gweinyddol i wahanol aelodau o staff, a mynnu bod postiadau’n cael eu hadolygu er mwyn gwirio cynnwys cyn i’r cyhoedd eu gweld. Gall hyn gynnwys datblygu system lle mae gan un aelod o staff gyfrifoldeb arweiniol dros ddrafftio cynnwys a bod gan aelod o staff ar wahân gyfrifoldeb dros wirio a chyhoeddi postiadau.

Defnyddio cyfrifon personol i reoli proffiliau ysgol

Er bod modd defnyddio proffiliau cyfryngau cymdeithasol fel cyfrifon swyddogol ysgolion, mae’n ddefnyddiol cofio, yn dibynnu ar y llwyfan, bod angen proffiliau personol i sefydlu a gweithredu'r cyfrifon hyn weithiau. Mae hyn yn golygu bod modd gweld gwybodaeth benodol fel y llun proffil a’r llun clawr. Efallai na fydd y cyfrifon personol a ddefnyddir i reoli’r proffiliau bob amser yn weladwy'n gyhoeddus ond efallai y bydd angen i ddefnyddwyr wirio eu bod wedi mewngofnodi i’r rhan gywir yn eu cyfrif wrth ryngweithio neu bostio ar broffil yr ysgol. Ni ddylai staff ddefnyddio proffiliau personol yn y sefyllfa hon, ond dylen nhw greu proffil proffesiynol ar wahân i reoli unrhyw gyfrifon yr ysgol. Dylech atgoffa staff i wirio eu gosodiadau preifatrwydd i wneud yn siŵr eu bod nhw ddim yn datgelu gormod o wybodaeth bersonol ar unrhyw broffil neu mewn lluniau maen nhw’n eu defnyddio i gynrychioli eu hunain.

Cael mynediad at broffiliau a chyfrifon cyfryngau cymdeithasol ar ddyfeisiau sy'n eiddo i’r ysgol

Pan fo’n bosibl, dim ond drwy ddyfais sy’n eiddo i’r ysgol y dylid cael mynediad at gyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Mae hyn yn lleihau’r risg y bydd unrhyw aelod o staff yn postio o’r cyfrif neu’r proffil anghywir, er enghraifft proffil personol.

Mae defnyddio dyfais yr ysgol yn gwneud yn siŵr nad oes angen i staff storio cynnwys i’w rannu ar lwyfan cyfryngau cymdeithasol yr ysgol ar ddyfeisiau personol. Dylai ysgolion gael polisïau a gweithdrefnau ynghylch defnyddio neu beidio â defnyddio dyfeisiau personol. Er enghraifft, os bydd dyfeisiau personol yn cael eu hawdurdodi, dylid cael disgwyliadau a chytundeb clir ynghylch pryd y gellir eu defnyddio. Dylid monitro a chofnodi pob gweithgaredd.

Pan fydd staff yn cael mynediad at gyfrif cyfryngau cymdeithasol drwy ddyfais sy’n cael ei rhannu yn yr ysgol, cyn cau’r ddyfais, dylen nhw wneud yn siŵr eu bod wedi allgofnodi o’r cyfrif.

Polisïau a chanllawiau’r ysgol

Dylai ysgolion neu sefydliadau addysg ddatblygu strategaeth glir ar gyfer defnyddio cyfryngau cymdeithasol fel dull cyfathrebu swyddogol. Dylai’r strategaeth amlinellu disgwyliadau clir ar gyfer defnyddio sianeli cyfathrebu i sicrhau dull cyson o rannu negeseuon. Dylai gynnwys polisïau defnyddio yn ogystal â chanllawiau ar breifatrwydd a diogelwch, gan gynnwys:

• gosodiadau
• arferion gorau

Dylai polisïau a chanllawiau nodi gweithdrefnau clir i helpu i leihau risgiau, ymateb i bryderon, delio â digwyddiadau a gwneud yn siŵr bod pob aelod o’r gymuned yn cael ei ddiogelu’n briodol. Dylai polisi cyfryngau cymdeithasol gyfeirio at bolisïau diogelwch ar-lein a pholisi diogelu’r ysgol (mae polisïau templed ar gael ar Hwb) a gallwch chi ddefnyddio 360 degree safe Cymru i adolygu polisïau a phrosesau eich ysgol.

Rhaid i dîm arwain yr ysgol fod yn fodlon bod unrhyw un sy’n rhedeg cyfrif cyfryngau cymdeithasol ar ran yr ysgol wedi darllen a deall polisi cyfryngau cymdeithasol yr ysgol ac wedi cael cyfarwyddiadau priodol ar gyfer creu a rheoli’r cyfrif. Mae hyn hefyd yn berthnasol i unrhyw un sydd ddim yn cael ei gyflogi’n uniongyrchol gan yr ysgol, gan gynnwys gwirfoddolwyr neu rieni a gofalwyr (er enghraifft cymdeithas rhieni–athrawon yr ysgol).

Mae i helpu i wella dealltwriaeth staff o ba mor bwysig yw hi i gymuned gyfan yr ysgol ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol yn gyfrifol, yn ogystal â ffyrdd y gall staff chwarae rhan yn y gwaith o gyflawni hyn. Mae’r hyfforddiant yn tynnu sylw at y canlynol:

• canllawiau ar y tueddiadau diweddaraf ar y cyfryngau cymdeithasol a phryderon ynghylch diogelwch
• ffyrdd o addysgu dysgwyr a’u teuluoedd am ddefnydd diogel a chyfrifol, ac ymgysylltu â nhw

Gosod disgwyliadau ar gyfer defnyddio

Dylai ysgolion osod disgwyliadau clir ar gyfer defnyddio unrhyw lwyfannau cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â chymuned yr ysgol. Dylai’r disgwyliadau hyn fod yn amlwg ar bob llwyfan, fel gwefan yr ysgol, a’i phroffil ar unrhyw gyfrifon cyfryngau cymdeithasol.

Mae’n bwysig mynegi penderfyniad yr ysgol o ran llwyfan a pholisi, a hyrwyddo cyfranogiad drwy roi gwybod i gymuned yr ysgol am y canlynol:

• defnydd arfaethedig y llwyfan ar gyfer cyfathrebu, er enghraifft negeseuon y gall y gymuned eu disgwyl
• sut bydd y llwyfan neu’r sianel yn cael ei monitro, a sut a phryd i ddisgwyl ymatebion
• sut gall y gymuned roi gwybod i’r ysgol am bryderon (ni ddylid codi pryderon am ddysgwr unigol, na pholisïau neu arferion ysgol ar gyfryngau cymdeithasol. Dylid eu cyfeirio at swyddfa’r ysgol neu aelod priodol o staff)
• ni fydd unrhyw gam-drin yn cael ei oddef, gan gynnwys sylwadau a allai ddwyn anfri ar yr ysgol, a bydd cyfrifon yn cael eu

Dylai ysgolion ystyried golygu’r cytundeb defnydd derbyniol i rieni neu ofalwyr yn nhempledi 360 safe Cymru i egluro’r disgwyliadau sydd gennych chi ar gyfer cymuned yr ysgol.

Rheoli cyfrifon cyfryngau cymdeithasol

Wrth i ysgolion ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol ar gyfer unrhyw gyfathrebiadau sy’n ymwneud â’r ysgol, dylen nhw gadw at yr un mesurau diogelu a’r lefel o broffesiynoldeb a fyddai’n berthnasol yn yr ysgol. Dylid ystyried unrhyw bresenoldeb ar y cyfryngau cymdeithasol fel estyniad o’r ysgol, ac felly dylen nhw gynrychioli gwerthoedd ac egwyddorion craidd yr ysgol.

Postio neu rannu cynnwys

Dylai’r holl gyfathrebu drwy lwyfan cyfryngau cymdeithasol fod yn barchus, yn gynhwysol ac yn broffesiynol. Mae’n bwysig meddwl yn ofalus am gynnwys neu gyfathrebiadau sy’n cael eu rhannu ar-lein yn ogystal â gyda phwy maen nhw’n cael eu rhannu, gan gofio y gall hyd yn oed pethau sy’n cael eu rhannu’n breifat gael eu hailddosbarthu drwy sgrinluniau neu drwy recordio sgrin.

Dylai ysgolion fod yn ofalus wrth rannu cynnwys, yn enwedig rhybuddion (er enghraifft heriau ar-lein). Mae rhagor o ganllawiau ar heriau niweidiol feirol ar-lein a storïau celwydd ar gael ar Hwb.

Gwnewch yn siŵr fod gennych chi ganiatâd cyn postio lluniau, fideos neu unrhyw gynnwys gyda dysgwyr, staff neu eu gwaith. Dylai ysgolion gadw at y canllawiau hyn wrth ddefnyddio cynnwys fel lluniau.

• Dylech ofyn am ganiatâd i ddefnyddio unrhyw luniau neu fideos ar gyfryngau cymdeithasol yn unol â pholisi delweddau digidol a fideos yr ysgol. Os na chewch ganiatâd neu os bydd caniatâd yn cael ei dynnu’n ôl, yna rhaid parchu eu dymuniadau, a dylid gofalu nad yw dysgwr yn cael ei ynysu na’i roi dan anfantais oherwydd unrhyw benderfyniad caniatâd a wneir.
• Ni ddylai staff rannu na llwytho lluniau i fyny o ddysgwyr o dan unrhyw amgylchiadau ar wahân i drwy gyfrifon cyfryngau cymdeithasol sy’n perthyn i’r ysgol.
• Dylai staff ymarfer eu barn broffesiynol ynghylch a yw llun yn briodol i’w rannu ar gyfrifon cyfryngau cymdeithasol yr ysgol.
• Dylai’r dysgwyr fod wedi’u gwisgo’n briodol, heb greu testun gwawd ohonyn nhw, ac ni ddylen nhw fod ar unrhyw restr yn yr ysgol o blant na ddylid cyhoeddi eu lluniau.
• Dylai staff leihau’r defnydd o unrhyw ddata personol fel enw llawn y plant.

Diogelu preifatrwydd dysgwyr a staff

Peidiwch â rhannu unrhyw wybodaeth sensitif neu bersonol a gwnewch yn siŵr bod gosodiadau preifatrwydd y cyfrif cyfryngau cymdeithasol yn briodol. Dylai ysgolion wirio’r gosodiadau sydd ar gael yn rheolaidd a dylen nhw fod yn ymwybodol o ddiweddariadau i’r llwyfannau, a fydd ar gael yn y ganolfan cymorth neu ddiogelwch. Mae canllawiau ar rai llwyfannau cyfryngau cymdeithasol allweddol ar gael o (Saesneg yn unig). Dylai ysgolion hefyd wneud yn siŵr bod unrhyw delerau ac amodau newydd a gyhoeddir gan lwyfannau cyfryngau cymdeithasol yn cael eu darllen a’u deall cyn iddyn nhw gael eu derbyn.

Monitro ac ymateb i bostiadau

Wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu, dylai ysgolion chwilio am gynnwys amhriodol neu heb awdurdod, gan ymateb yn brydlon i unrhyw broblemau a mynd i’r afael â nhw. Fodd bynnag, ni ddylid disgwyl i unrhyw staff sy’n rheoli cyfrif ysgol ymateb y tu allan i oriau y cytunwyd arnyn nhw. Yn ystod cyfnodau pan nad yw’r cyfrif yn cael ei fonitro, er enghraifft y tu allan i oriau ysgol neu yn ystod gwyliau ysgol, efallai y bydd modd ‘pinio’ negeseuon i’r proffil gan roi gwybod pryd y dylid disgwyl ymateb. Mae’r rhain yn negeseuon sefydlog amlwg ac maen nhw’n aml yn ymddangos ar frig ffrwd cyfryngau cymdeithasol.

Dylai ysgolion fonitro 'dilynwyr' eu cyfrif cyfryngau cymdeithasol yn rheolaidd, yn enwedig os yw'r cyfrif ar agor i'r cyhoedd. Os oes unrhyw ddilynwyr yr ystyrir eu bod yn amhriodol neu'n anhysbys yn cael eu hadnabod, dylai ysgolion gymryd camau i ddileu neu rwystro'r cyfrifon hyn.

Dylid defnyddio tôn broffesiynol a chwrtais wrth ymateb i negeseuon gan gymuned yr ysgol, fel y disgwylir mewn unrhyw ryngweithio ffurfiol neu wyneb yn wyneb. Dylid cyfeirio rhieni neu ofalwyr sy’n mynegi pryderon yn gyhoeddus ar y cyfryngau cymdeithasol at sianeli ffurfiol yr ysgol, er enghraifft drwy gysylltu â swyddfa’r ysgol neu siarad yn uniongyrchol ag aelod priodol o staff neu uwch arweinydd.

Wrth ymateb i bostiadau fel y rhain, gall ysgolion ddewis defnyddio’r canlynol fel ymateb enghreifftiol.

‘Diolch am godi eich pryderon gyda ni. Er mwyn i ni allu ymateb, a fyddech cystal â chyfeirio eich pryderon at enwysgol@parthysgol.org.uk.’

Rheoli digwyddiadau

Mae’n amlwg o’r adroddiadau a gafwyd ar y (Saesneg yn unig) bod ystod eang o ymddygiad sarhaus neu niweidiol yn parhau, sy’n effeithio ar staff a dysgwyr. Gall y rhain fod o ganlyniad i gynnwys sy’n cael ei rannu gan yr ysgol, aelod o staff yn bersonol, rhiant, gofalwr neu ddefnyddiwr ar-lein arall. Gall hyn olygu cynnwys sydd wedi’i greu’n benodol i dramgwyddo neu niweidio statws unigolyn mewn cymdeithas, neu rywbeth sy’n dwyn gwarth ar enw da’r ysgol. Weithiau, gall cynnwys sarhaus gynnwys:

• defnyddio llun aelod o staff
• defnyddio brand neu logo ysgol
• sylwadau ar bost sydd eisoes yn bodoli ar-lein

Mae’n bwysig ystyried sut byddwch yn ymateb i ddigwyddiadau fel rhan o unrhyw gynllun defnyddio cyfryngau cymdeithasol. Pan fydd digwyddiad yn codi, gall arwain at lawer iawn o sylwadau negyddol gan ddefnyddwyr ar-lein ac, o bosibl, y cyfryngau. Gall y rhain gael eu cyfeirio at aelod unigol o staff neu’r ysgol a, mewn sefyllfaoedd difrifol, gallan nhw ddechrau rhoi diogelwch dysgwyr neu staff mewn perygl. Dylai ysgolion geisio deall a ydyn nhw’n targedu unigolyn neu’r ysgol yn gyffredinol, a darparu cymorth perthnasol os bydd unrhyw sylwadau’n effeithio’n negyddol ar iechyd meddwl a llesiant unigolyn.

Ymateb i ddigwyddiadau

Dylai fod gan ysgolion gynllun cadarn yn amlinellu sut bydd digwyddiad ar y cyfryngau cymdeithasol yn cael ei reoli fel eu bod yn barod i ymateb os bydd angen. Dylid cynnwys y cynllun mewn polisi cyfryngau cymdeithasol neu bolisi cyfathrebu ar gyfer yr ysgolion, gan nodi cyfrifoldebau clir a diffinio gweithdrefnau uwchgyfeirio. Dylai ystyried sut a phryd y mae angen cynnwys rhanddeiliaid allweddol, er enghraifft y corff llywodraethu neu’r awdurdod lleol. Gellir treialu hyn mewn ymarfer sy’n seiliedig ar drafodaeth i sicrhau bod ysgol yn barod os bydd digwyddiad go iawn yn codi.

Dylid nodi a monitro pob digwyddiad diogelwch ar-lein, yn yr un modd ag unrhyw bryder diogelu arall. Dylai hyn gynnwys unrhyw batrymau ymddygiad posibl a nodwyd er mwyn gallu mynd i’r afael â materion yn rhagweithiol a diogelu.

Mae'r siart llif isod yn darparu templed enghreifftiol i gefnogi ysgolion i ddatblygu eu cynlluniau ymateb unigol.

Rhwystro ac adrodd

Mae gan y rhan fwyaf o lwyfannau’r opsiwn i rwystro, adrodd am neu cynnwys a defnyddwyr, ond gall y broses amrywio o un llwyfan i’r llall. Fel y nodir yn yr adran ‘Gosodiadau diogelwch a gweinyddwr’, mae cyngor ar y gosodiadau a’r gweithdrefnau penodol i’w dilyn ar gyfer nifer o lwyfannau cyfryngau cymdeithasol poblogaidd ar gael yn y canllawiau apiau sydd ar gael ar Hwb.

Efallai y bydd angen rhwystro unigolion rhag rhyngweithio â sianel cyfryngau cymdeithasol yr ysgol os nad ydyn nhw’n glynu wrth y cytundeb defnydd derbyniol. Gall y rhesymau dros rwystro cynnwys aflonyddu, iaith dramgwyddus, cynnwys amhriodol, sbamio ac unrhyw ymddygiad arall sy’n mynd yn erbyn gwerthoedd neu egwyddorion yr ysgol fel y nodir yn y disgwyliadau defnydd.

Efallai y bydd sefyllfaoedd hefyd lle bydd unigolyn (er enghraifft dysgwr, rhiant, gofalwr neu aelod o gymuned yr ysgol) yn gofyn i gynnwys ar y llwyfan cyfryngau cymdeithasol, fel post, llun neu sylwadau, gael eu dileu drwy anfon neges at yr ysgol. Bydd y neges hon yn mynd i’r unigolyn o’r ysgol sy’n rheoli’r cyfrif er mwyn iddo ei hadolygu a chymryd camau priodol.

Fodd bynnag, efallai y bydd unigolyn yn dewis adrodd am gynnwys i’r llwyfan. Gallai’r opsiwn adrodd hwn hefyd fod y llwybr gorau i unigolion sy’n rheoli cyfrif yr ysgol os nad ydyn nhw’n gallu dileu cynnwys sydd wedi’i nodi’n amhriodol. Os yw’r ysgol yn gwybod pwy sydd wedi creu’r cynnwys, dylai’r ysgol gysylltu â nhw’n uniongyrchol gan ddweud pam mae'r post yn torri’r safonau cymunedol a gofyn i’r unigolyn ei ddileu cyn i’r mater gael ei uwchgyfeirio i’r llwyfan.

Cefnogi staff

Dylai ysgolion gydnabod y gall digwyddiadau gael effaith ddifrifol ar lesiant ac enw da proffesiynol staff a dylen nhw sicrhau bod y staff yn gallu cael gafael ar gymorth priodol. Gall hyn gynnwys rhoi gwybod i staff am y (Saesneg yn unig), sy’n gallu darparu cymorth cyfrinachol gydag amrywiaeth o faterion diogelwch ar-lein. Mae gan y llinell gymorth hefyd fynediad cyflym at ddarparwyr cyfryngau cymdeithasol a gall gyfryngu ar ran unigolion, lle bo angen.

Rhestr wirio ar gyfer creu a rheoli cyfrifon cyfryngau cymdeithasol

Defnyddio gwasanaethau negeseuon neu grwpiau sgwrsio i gyfathrebu’n fewnol

Ar ôl gweithio o bell neu weithio’n hybrid, mae llawer o sgyrsiau a chydweithio bellach yn digwydd ar-lein. Gall gwasanaeth negeseuon a sgyrsiau grŵp fod yn adnodd cyfathrebu defnyddiol i staff ac arweinwyr ysgolion a gallai hyrwyddo’r rhain arwain at ddefnydd organig o’r llwyfan hwn yn eu hysgol. Gellir defnyddio’r gwasanaethau hyn i rannu negeseuon â’r holl staff. Fodd bynnag, ni ddylid gosod unrhyw ddisgwyliad ar staff i’w defnyddio.

Mae gwasanaethau negeseuon yn caniatáu cysylltiad dibynadwy a diogel â phobl drwy negeseuon testun, negeseuon sain, galwadau llais a galwadau fideo. Bydd llawer o wasanaethau’n caniatáu rhannu gwybodaeth a ffeiliau. Mae enghreifftiau o wasanaethau negeseuon yn cynnwys Microsoft Teams a GoogleChat.

Gellir defnyddio gwasanaethau negeseuon ar gyfer sgyrsiau un-i-un ac, mewn rhai achosion, ar gyfer negeseuon grŵp. Gall negeseuon grŵp hwyluso galwadau llais a fideo ar gyfer hyd at 8 o bobl.

Efallai y bydd angen rhif ffôn symudol ar rai gwasanaethau negeseuon. Mae’n bwysig bod staff yn ymwybodol y gall unrhyw un maen nhw’n cyfathrebu â nhw weld eu rhif ffôn.

Drwy Hwb, bydd gan staff mewn ysgolion a gynhelir yng Nghymru fynediad at Microsoft Teams a Google Meet. Mae’r gwasanaethau sy’n cael eu darparu drwy Hwb yn cael eu diogelu’n drylwyr ac yn gadarn a dylid ystyried y rhain yn gyntaf. Mae rhagor o wybodaeth am yr adnoddau sydd ar gael drwy Hwb yn ein canolfan gymorth.

Efallai y bydd ysgolion neu staff am ddefnyddio gwasanaethau negeseuon ar gyfer:

• cyfarfodydd grŵp mewn adrannau
• cyfathrebu un-i-un â chydweithwyr
• sgyrsiau grŵp
• rhannu gwybodaeth a ffeiliau’n gyflym ac yn ddiogel

Ystyriwch y canlynol wrth ddefnyddio gwasanaethau negeseuon.

1. Dylid annog sianeli swyddogol ysgolion fel y llwybr mwyaf priodol ar gyfer sgyrsiau sy’n ymwneud â gwaith. Lle bo modd, dylid ystyried offer a gwasanaethau Hwb yn gyntaf.
2. Gwneud yn siŵr bod polisi’r ysgol yn caniatáu i’r gwasanaeth a ddewiswyd gael ei ddefnyddio.
3. Bod yn glir ynghylch y rolau a’r cyfrifoldebau o ran rheoli’r gwasanaeth, a fydd gweinyddwr, a sut bydd mynediad at y gwasanaeth yn cael ei reoli.
4. Annog staff i sefydlu a rhannu rheolau cymunedol clir, er enghraifft:

• • ar gyfer pwy a beth mae’r grŵp
  • mynediad
  • ffiniau ar gyfer sgyrsiau cymdeithasol
  • polisi bwlio ac aflonyddu

5. Yn unol â pholisi’r ysgol, atgoffa’r staff i gynnal enw da a phroffesiynoldeb yr ysgol.
6. Sicrhau bod staff yn glir ynghylch eu cyfrifoldebau diogelu a disgwyliadau’r ysgol o ran sut y dylid cyfathrebu’r rhain.
7. Gwirio’r gosodiadau preifatrwydd yn rheolaidd.
8. Darparu dolenni i’r tudalennau ymddiriedaeth a diogelwch perthnasol a ddarperir gan ddarparwr y gwasanaeth er mwyn i staff fod yn gyfarwydd â’r rheolaethau gweinyddol a’r adnoddau adrodd sydd ar gael.

Mae sgyrsiau grŵp yn ofod i grwpiau gyfathrebu ac i bobl rannu eu diddordebau cyffredin a mynegi eu barn. Mae llwyfannau fel y rhain yn galluogi pobl i ddod at ei gilydd ar gyfer achos, mater neu weithgaredd cyffredin i drefnu, mynegi amcanion, trafod materion, postio lluniau a rhannu cynnwys cysylltiedig.

Gall sgyrsiau grŵp fod yn gyhoeddus (agored) neu’n breifat, ac mae modd eu defnyddio mewn sawl ffordd wahanol.

Cyn sefydlu llwyfan sgwrsio grŵp, mae’n bwysig ystyried ai dyma’r llwyfan cywir ar gyfer anghenion yr ysgol neu’r staff. Ni fydd gan bawb a fyddai’n elwa o ryngweithio yn y gofod o’ch dewis fynediad at y gwasanaeth hwn. Mae modd defnyddio gofod grŵp ar gyfer cyfathrebu mewnol rhwng aelodau staff yr ysgol i rannu adnoddau, gweithgareddau a chyflawniadau.

Cofiwch na ddylid defnyddio’r gwasanaethau hyn i rannu data cyfrinachol am ddysgwyr na’r ysgol.

Mae amrywiaeth o lwyfannau’n cynnig gofod grŵp fel WhatsApp, Discord, grwpiau LinkedIn a thudalennau Facebook. Mae gan y rhain i gyd amrywiaeth o nodweddion, manteision, risgiau a chyfleoedd.

Ystyriwch y canlynol wrth ddefnyddio gwasanaethau grŵp (sgyrsiau).

1. Oes angen y math hwn o wasanaeth a beth mae’n ei gynnig nad yw gwasanaethau e-bost neu negeseuon yn ei gynnig?
2. Ystyried pa lwyfan i’w ddefnyddio i reoli cyfathrebiadau preifat a phroffesiynol, ac a fyddai pob defnyddiwr yn gyfforddus yn defnyddio WhatsApp i gynnal cyfathrebiadau proffesiynol mewnol? Fyddai llwyfan arall yn fwy addas? Gwiriwch fod polisi’r ysgol yn caniatáu defnyddio’r gwasanaeth.
3. Bydd angen i’r rhan fwyaf o ofodau sy’n gysylltiedig ag ysgol fod yn breifat yn hytrach na chyhoeddus. Cymerwch amser i adolygu’r gosodiadau, a’r nodweddion diogelwch a chymedroli.
4. Nodwch fwriad arfaethedig y grŵp. Os yw ar gyfer cyfathrebu â staff, ni ddylid rhannu gwybodaeth am ddysgwyr na gwybodaeth gyfrinachol yn y grŵp.
5. Byddwch yn glir ynghylch rolau a chyfrifoldebau rheoli’r gofod. Er enghraifft, pwy yw’r gweinyddwr a phwy ddylai bostio. Dylech neilltuo rolau sydd ar gael i helpu i gymedroli a chofiwch, ar ôl rhoi’r rôl gweinyddwr i rywun, bydd yn gallu dileu aelodau neu weinyddwyr, ychwanegu gweinyddwyr newydd a golygu’r gosodiadau.
6. Gwnewch yn siŵr bod modd rheoli nifer yr aelodau, er enghraifft drwy ganiatáu i bobl hysbys fynd i’r gofod yn unig.
7. Dylai staff fod yn ymwybodol y bydd rhai gwasanaethau’n rhannu cyfeiriad e-bost neu rifau ffôn unigol fel gofyniad i gymryd rhan.
8. Atgoffa staff i feddwl am yr hyn sy’n cael ei rannu’n gyffredinol, gan y gallai aelodau eraill ei gopïo a’i rannu â chynulleidfa anfwriadol ehangach.
9. Mae angen i’r holl staff sydd â mynediad fod yn gyfarwydd â’r offer a’r hidlyddion diogelwch sydd ar gael, er enghraifft:

• • hidlydd rhegfeydd
  • sut mae dileu a rhwystro pobl
  • sut mae rhoi gwybod am sylwadau sarhaus neu achosion o dorri rheolau

Defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn bersonol

Gall yr hyn rydych chi’n ei ddweud ac yn ei wneud ar-lein, a’r hyn mae pobl eraill yn ei ddweud amdanoch chi, gael effaith fawr ar eich enw da proffesiynol. Gall ddylanwadu ar benderfyniadau mae pobl yn eu gwneud amdanoch chi, y da a’r drwg. Wrth ymgysylltu â chyfrif neu broffil ysgol mewn ffordd bersonol neu o gyfrif personol, mae’n bwysig ystyried yn ofalus beth rydych chi'n ei bostio ar-lein a sut rydych chi'n ymateb i'r hyn mae pobl eraill yn ei bostio.

Ystyriaethau allweddol ar gyfer staff:

• cofio does dim byd ar gyfryngau cymdeithasol yn gwbl breifat
• bod yn wyliadwrus o’r wybodaeth rydych chi’n ei rhannu
• deall bod cyfryngau cymdeithasol yn gallu cymylu’r llinell rhwng eich bywyd proffesiynol a’ch bywyd preifat
• osgoi defnyddio logo neu frand ysgol ar gyfrifon personol
• gwirio eich gosodiadau’n rheolaidd, ac asesu eich preifatrwydd
• ystyried eich enw da ar-lein a’ch ôl troed digidol (mae canllawiau ar gael gan UK Safer Internet Centre (Saesneg yn unig) a Hwb)
• adolygu eich cysylltiadau neu’ch ‘ffrindiau’ yn rheolaidd – cadwch nhw i’r rhai rydych eisiau bod mewn cysylltiad â nhw’n unig
• ystyried graddfa, cynulleidfa a pha mor barhaol yw’r hyn rydych chi’n ei bostio ar-lein
• rheoli eich lluniau a gofyn i chi’ch hun a ydych chi eisiau cael eich tagio mewn llun a beth fyddai plant, rhieni neu ofalwyr yn ei ddweud amdanoch chi pe gallen nhw weld eich lluniau
• gwybod ble i adrodd ar broblem, er enghraifft gall y Llinell Gymorth i Weithwyr Proffesiynol ar Ddiogelwch Ar-lein (Saesneg yn unig) helpu gyda materion sy’n ymwneud â’ch enw da yn ogystal ag amrywiaeth o faterion eraill sy’n ymwneud â diogelwch ar-lein

Rhagor o gymorth

Nod y canllawiau yw helpu ysgolion i reoli unrhyw bresenoldeb ar y cyfryngau cymdeithasol yn ddiogel ac yn gyfrifol. Fodd bynnag, efallai y bydd achosion lle bydd angen rhagor o gymorth a chyngor. Isod mae dolenni a gwybodaeth am gymorth a chyngor sydd ar gael i ysgolion.

• Mae’r Llinell Gymorth i Weithwyr Proffesiynol ar Ddiogelwch Ar-lein (Saesneg yn unig) yn cefnogi’r gweithlu plant gydag unrhyw faterion diogelwch ar-lein maen nhw, neu blant a phobl ifanc yn eu gofal, yn eu hwynebu.
• Adrodd ar gynnwys niweidiol
• Cadw dysgwyr yn ddiogel
• Gweithdrefnau Diogelu Cymru
• Ymateb i achosion o rannu delweddau noeth
• Ymateb i heriau niweidiol feirol ar-lein a storïau celwydd
• Gwybodaeth am y cyfryngau cymdeithasol
• Canllawiau ynghylch apiau
• 360 degree safe Cymru