Safonau rheoli dyfeisiau

Rhaid i ddyfeisiau a brynir at ddefnydd ysgol fodloni safon sy'n cefnogi cymhwysiad cyson o safonau diogelwch, diogelu a pherfformiad ar draws amgylchedd digidol yr ysgol. Mae sicrhau dyfais o ansawdd priodol yn helpu i gynnal dibynadwyedd a chydymffurfiaeth trwy gydol cylch oes y ddyfais.

Dylai ysgolion ymgynghori â'u partner cymorth technoleg addysg cyn gwneud unrhyw benderfyniadau i brynu dyfeisiau. Anogir ysgolion i ystyried defnyddio’r llwybr caffael a argymhellir gan eu hawdurdod lleol.

Bydd gweithio gyda'ch awdurdod lleol yn sicrhau bod dyfeisiau’n bodloni manylebau addysgol priodol ac yn cynnwys gwarantau a chefnogaeth addas. Bydd caffael trwy lwybrau cymeradwy yn helpu i gyflawni cost-effeithlonrwydd a chysondeb ac yn lleihau tarfu os oes angen atgyweirio dyfeisiau neu brynu dyfeisiau newydd. Bydd y llwybrau caffael cymeradwy hyn hefyd yn sicrhau eu bod yn cydweddu â phlatfformau rheoli a pholisïau diogelu.

Dylai penderfyniadau caffael ystyried manylebau dyfais allweddol. Mae'r rhain yn cynnwys systemau gweithredu a gefnogir, galluoedd amgryptio a chydrannau caledwedd fel addaswyr rhwydwaith di-wifr sydd â digon o gapasiti i gefnogi perfformiad optimaidd. Mae amgryptio cyfryngau storio ffisegol yn hanfodol, yn enwedig ar gyfer dyfeisiau symudol a dyfeisiau athrawon a allai adael safle’r ysgol. Rhaid i ddyfeisiau hefyd allu rheoli diweddariadau’n effeithlon a diogel. Mae prynu dyfeisiau trwy lwybrau nad ydynt wedi’u hargymell yn peri risgiau sylweddol, gan gynnwys y posibilrwydd o fethu â’u rheoli'n ddiogel neu effeithiol.

Trwy gydweithio â phob awdurdod lleol yng Nghymru, mae llwybr cenedlaethol i'r farchnad ar gyfer technoleg addysg (TechAdd) wedi'i sefydlu drwy'r Gwasanaeth Masnachol TechAdd a arweinir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (CBSC). Mae'r gwasanaeth hwn yn cynnig llwybr cydymffurfiol a chost-effeithiol i'r farchnad ar gyfer dyfeisiau sy'n bodloni'r safonau digidol addysg, gan leihau rhwystrau caffael a gorbenion gweinyddol ar gyfer ysgolion ac awdurdodau lleol.

Mae'r Gwasanaeth Masnachol TechAdd yn cyflawni arbedion maint cenedlaethol. Mae'n sicrhau prisiau gwell trwy swmp-brynu ac yn sicrhau cysondeb mewn manylebau dyfeisiau ar draws ysgolion. Mae'r cysondeb hwn yn symleiddio rheolaeth, trwyddedu a chefnogaeth dyfeisiau. Mae'r model canolog hwn yn symleiddio prosesau caffael ac yn sicrhau bod dyfeisiau’n barod at ddefnydd diogel, rheoledig o'r adeg y cânt eu cyflenwi.

Dylai ysgolion roi prosesau cadarn ar waith i dracio’r holl ddyfeisiau a ddefnyddir yn eu hamgylchedd digidol, gan sicrhau gwelededd ac atebolrwydd trwy gydol cylch oes y ddyfais. Mae tracio cynhwysfawr yn cefnogi cydymffurfiaeth â safonau diogelwch a diogelu. Mae hefyd yn helpu i gynnal disgwyliadau perfformiad. Mae'r dull gweithredu hwn yn galluogi cynllunio effeithiol o ran cynnal a chadw, cylchoedd adnewyddu a rhoi’r gorau i ddefnyddio dyfeisiau’n ddiogel.

Dylai tracio dyfeisiau gynnwys cofnodion cywir o fanylion hanfodol. Mae hyn yn cynnwys math y ddyfais, dynodwyr unigryw, y defnyddiwr neu'r lleoliad a aseiniwyd, fersiwn system weithredu a'i statws rheoli. Dylai ysgolion hefyd fonitro dangosyddion cylch oes fel statws gwarant a dyddiadau diwedd oes. Mae hyn yn helpu i sicrhau bod dyfeisiau’n cael eu disodli ar amser a'u gwaredu'n ddiogel, gan ddilyn gofynion dileu data a gofynion amgylcheddol. Dylid adolygu data rhestrau eiddo yn rheolaidd i gadarnhau cywirdeb a chydymffurfiaeth. Dylai fod gan ysgolion brosesau sicrwydd sy'n gwirio bod pob dyfais yn parhau i fod dan reolaeth ac yn parhau i fodloni gofynion diogelwch a diogelu.

Er mwyn cefnogi tracio effeithiol, dylai ysgolion ddefnyddio offer sy'n symleiddio gwaith rheoli rhestrau eiddo ac yn integreiddio â phrosesau presennol. Gall platfformau rheoli dyfeisiau symudol a chofrestrau asedau gynnig gwelededd canolog ac awtomeiddio diweddariadau allweddol. Mae'r datrysiadau hyn yn helpu ysgolion i gadw cofnodion cywir, monitro cydymffurfiaeth a chynllunio'n strategol ar gyfer buddsoddiad yn y dyfodol heb gyflwyno cymhlethdod diangen. 

Dylid rheoli pob dyfais o'r pwynt y caiff ei chyflwyno i amgylchedd yr ysgol hyd at roi’r gorau i’w defnyddio’n ddiogel ar ddiwedd ei hoes. Mae rheolaeth cylch oes effeithiol yn sicrhau bod dyfeisiau’n parhau’n ddiogel,cydymffurfiol ac yn barod i gefnogi dysgu ac addysgu heb darfu. Er na ellir rheoli pob dyfais yn ganolog, rhaid i bob ased technoleg gael ei gofnodi a'i dracio fel rhan o brosesau rheoli asedau'r ysgol. Mae hyn yn cynnwys dyfeisiau neu offer sydd â galluoedd rheoli cyfyngedig, caledwedd arbenigol neu systemau annibynnol. Mae cadw cofnodion asedau cywir yn cefnogi atebolrwydd, yn galluogi asesu risg, ac yn sicrhau triniaeth briodol, cefnogaeth a gwaredu diogel ar ddiwedd oes.

 
Lle bo hynny'n berthnasol, dylai dyfeisiau gael eu rheoli trwy ddatrysiad rheoli dyfais symudol (RhDS) sy'n caniatáu i'ch partner cymorth technoleg addysg ffurfweddu, diweddaru a monitro pob dyfais gofrestredig. Mae'r dull gweithredu hwn yn sicrhau cymhwysiad cyson o reolaethau diogelu a diogelwch. Mae hyn yn cynnwys dyfeisiau symudol fel gliniaduron, dyfeisiau llechen, a Chromebooks, y dylid eu rheoli trwy ddatrysiad priodol sy'n galluogi ysgolion i gymhwyso polisïau, gorfodi amgryptio ac amserlennu diweddariadau y tu allan i oriau addysgu. Dylai gwiriadau cydymffurfio gynnwys gwirio amgryptiad, statws gwrth-firws, ffurfweddiad wal dân a pholisïau manylion adnabod.

Cyn cyflwyno dyfeisiau neu feddalwedd newydd, dylai ysgolion ddilysu cydweddoldeb a rhyngweithrededd â seilwaith a gwasanaethau presennol. Rhaid iddynt gadarnhau cydymffurfiaeth â gofynion diogelwch a thrwyddedu a sicrhau eu bod yn barod i’w hintegreiddio. Mae ffurfweddiad priodol o'r cychwyn cyntaf yn helpu i atal tarfu, diogelu uniondeb data a lleihau anghenion cymorth. Dylai cynllunio hefyd gynnwys rheolaeth cylch oes fel bod dyfeisiau’n parhau i gael eu cefnogi ac y gellir rhoi’r gorau i’w defnyddio’n ddiogel pan fyddant yn cyrraedd diwedd eu hoes.

Dylid rheoli argraffwyr a dyfeisiau amlswyddogaeth trwy wasanaeth rheoli argraffu priodol. Dylid trin galluoedd argraffu a sganio fel gwasanaethau a reolir yn hytrach nag ategolion annibynnol. Dylai datrysiadau argraffu integreiddio â gwasanaethau cyfeiriadur a dilysu presennol, cefnogi rheolaeth a diweddariadau canolog, ac alinio â pholisïau rheoli mynediad a diogelwch sefydledig. Dylid osgoi datrysiadau na allant integreiddio'n effeithiol â'r amgylchedd digidol presennol neu sy'n gofyn am brosesau anrheoledig ar wahân oherwydd y risgiau gweithredol a diogelwch cynyddol a ddaw gyda hyn.

Dylid ystyried y dull ar gyfer sganio dogfennau a llifoedd gwaith, gyda datrysiadau sy'n integreiddio'n uniongyrchol â gwasanaethau storio ffeiliau a chydweithredu presennol, fel OneDrive, yn cael eu ffafrio. Mae hyn yn cefnogi trin data diogel ac yn alinio gwasanaethau argraffu a sganio ag arferion gweithio cwmwl.

Rhaid i reolaeth ymestyn hyd at ddiwedd oes. Dylai dyfeisiau aros dan reolaeth hyd nes y ceir cadarnhad eu bod wedi’u gwaredu’n ddiogel. Rhaid glanhau neu ddinistrio pob dyfais sy'n dwyn data yn unol â safonau cydnabyddedig (fel NIST 800-88), a dylid cadw tystysgrifau dinistrio at ddibenion archwilio. Dylid diweddaru cofrestrau asedau i adlewyrchu statws gwaredu a chadarnhau bod data wedi’i ddileu. Dylai ysgolion hefyd gynnal gwiriadau cydymffurfiaeth cyfnodol i sicrhau bod dyfeisiau'n parhau dan reolaeth, yn parhau’n gyfredol ac yn dal i fodloni llinellau sylfaen diogelwch trwy gydol eu cylch oes.

Mae ysgolion yn gyfrifol am sicrhau bod pob dyfais yn eu hamgylchedd digidol yn parhau i gydymffurfio â gofynion diogelwch, diogelu a pherfformiad. Mae cydymffurfiaeth yn golygu bod dyfeisiau’n cael eu ffurfweddu a'u cynnal a chadw’n unol â safonau y cytunwyd arnynt. Mae hyn yn helpu i gefnogi amgylchedd diogel a dibynadwy ar gyfer dysgu ac addysgu.

Er mwyn cyflawni cydymffurfiaeth, rhaid i ddyfeisiau redeg system weithredu sy'n dal i gael ei chefnogi gan y gwerthwr a rhaid iddynt ddefnyddio amgryptiad. Lle y bo'n berthnasol, dylid cofrestru dyfeisiau hefyd mewn system reoli sy'n cymhwyso rheolaethau diogelu, polisïau ffurfweddu a diweddariadau. Dylai fod gan ddyfeisiau amddiffyniad gwrth-firws neu bwynt terfyn gyda sganio amser real a diweddariadau llofnod rheolaidd. Rhaid iddynt hefyd gael eu monitro'n barhaus am faleiswedd, ymddygiad amheus, a bygythiadau posibl eraill. Dylai waliau tân gael eu galluogi a’u ffurfweddu'n briodol i atal mynediad anawdurdodedig, a rhaid i fanylion adnabod lefel dyfais fodloni gofynion cymhlethdod a chael eu cylchdroi'n rheolaidd. Dylai hawliau gweinyddu lleol gael eu cyfyngu a’u rhoi dim ond pan fo angen, gan ddilyn yr egwyddor braint leiaf.

Gallai fod angen gwahanol ddulliau ar wahanol fathau o ddyfeisiau, fel byrddau gwaith, gliniaduron, dyfeisiau llechen a dyfeisiau symudol, i gyflawni cydymffurfiaeth, ond mae'r disgwyliadau sylfaenol yn aros yr un fath. Rhaid iddynt fod yn ddiogel, rheoledig, a gallu derbyn diweddariadau. Dylai ysgolion sicrhau bod unrhyw feddalwedd sydd wedi'i osod wedi'i drwyddedu'n briodol a'i gymeradwyo i'w ddefnyddio o fewn amgylchedd yr ysgol.

Dylid ffurfweddu prosesau diweddaru i leihau tarfu ar ddysgu ac addysgu ac optimeiddio perfformiad y rhwydwaith. Dylai ysgolion ddefnyddio technolegau fel optimeiddio darpariaeth neu storio i leihau defnydd lled band ac osgoi nifer o lawrlwythiadau ar yr un pryd ar draws nifer fawr o ddyfeisiau. Dylai ysgolion hefyd weithio gyda'u partner cymorth technoleg addysg i gadarnhau bod strategaethau diweddaru ar waith ar gyfer pob math o ddyfais, gan gynnwys Windows, iOS, ChromeOS ac Android, a bod y strategaethau hyn yn cyd-fynd â gofynion diogelu a pherfformiad.

Nid yw cydymffurfiaeth yn weithgaredd untro. Rhaid sicrhau cydymffurfiaeth trwy gydol cylch oes y ddyfais. Dylai ysgolion sefydlu prosesau adolygu a sicrwydd cyfnodol i gadarnhau bod dyfeisiau’n parhau’n ddiogel, yn parhau’n gyfredol ac yn dal i alinio â pholisïau diogelu. Mae gwiriadau rheolaidd yn helpu i nodi risgiau’n gynnar, lleihau tarfu a chynnal hyder yn uniondeb amgylchedd digidol yr ysgol.

Fel rhan o amgylchedd digidol yr ysgol, rhaid i bob dyfais redeg fersiwn o system weithredu a gefnogir gan y gwerthwr ar y pryd. Mae cynnal systemau gweithredu cyfredol a gefnogir yn egwyddor sylfaenol o gydymffurfiaeth a diogelwch dyfeisiau. Mae dyfeisiau sy'n syrthio ar ei hôl hi ar ddiweddariadau neu'n rhedeg fersiynau nas cefnogir yn dod â gwendidau y gellir eu hecsbloetio, gan gyfaddawdu uniondeb data a tharfu ar ddysgu ac addysgu. Rhaid trin cydymffurfiaeth y system weithredu fel elfen nad yw’n agored i drafodaeth mewn amgylchedd digidol diogel.

Mae cydymffurfiaeth yn dechrau gyda monitro a gorfodi rhagweithiol. Dylai ysgolion gynnal rhestr System Rheoli Asedau TG gywir sy'n cofnodi fersiynau systemau gweithredu a statws cefnogi. Dylid cynnal gwiriadau cydymffurfiaeth rheolaidd i nodi dyfeisiau sy'n agosáu at ddiwedd eu cefnogaeth neu'n methu â bodloni llinellau sylfaen diogelwch. Dylid cyfyngu ar fynediad rhwydwaith unrhyw ddyfais nad yw'n cydymffurfio nes bod gwaith unioni wedi'i gwblhau. Rhaid i ddyfeisiau na ellir eu diweddaru neu sydd wedi'u cyfaddawdu, fel rhai sydd wedi'u carchar-dorri neu sy'n cynnwys gwreiddwedd, gael eu tynnu o'r gwasanaeth ar unwaith a'u gwaredu'n ddiogel yn unol â safonau cydnabyddedig (e.e. NIST 800-88). Dylid cadw tystysgrifau dinistrio at ddibenion archwilio.

Dylai ysgolion fonitro amserlenni cefnogi gwerthwyr a’r gyllideb ar gyfer uwchraddio neu ddisodli ymhell cyn dyddiadau diwedd oes. Rhaid i'r cynllunio hwn gynnwys prosesau gwaredu diogel sy'n cydymffurfio â safonau diogelu data ac amgylcheddol. Trwy ymgorffori ystyriaethau cylch oes mewn cynllunio ariannol a gweithredol, gall ysgolion gynnal amgylchedd digidol cyson, diogel a lleihau tarfu.

Mae gwelliannau rheoli asedau’n sail i gydymffurfiaeth. Mae cofnodi statws OS, hanes diweddaru, a chamau gwaredu yn y gofrestr asedau’n sicrhau archwiliadwyedd a thryloywder. Lle y bo'n bosibl, dylid gweithredu adroddiadau cydymffurfiaeth awtomataidd, gan alluogi timau arwain i fonitro risg a gorfodi polisïau’n effeithiol.

Mae diweddariadau i systemau gweithredu ac apiau yn hanfodol o ran cynnal diogelwch, diogelu a sefydlogrwydd amgylchedd digidol yr ysgol. Gall diweddariadau a reolir yn wael arwain at wendidau a phroblemau perfformiad, a all achosi tarfu i ddysgu ac addysgu. Felly, dylai ysgolion drin prosesau rheoli diweddariadau fel gofyniad cydymffurfio craidd, gan sicrhau bod pob dyfais yn parhau’n ddiogel ac yn alinio â pholisïau diogelu.

Rhaid ffurfweddu prosesau diweddaru i leihau defnydd lled band a lleihau tarfu ar weithgareddau’r ystafell ddosbarth. Dylai ysgolion ddefnyddio technolegau optimeiddio priodol, fel optimeiddio darpariaeth neu storio, i leihau effaith lawrlwythiadau cydamserol a chynnal rhwydwaith sefydlog sy’n perfformio i lefel uchel. Dylai rheolaeth effeithlon o ddiweddariadau gael ei chefnogi gan brosesau awtomataidd lle bynnag y bo modd, ynghyd â monitro rheolaidd i wirio bod diweddariadau'n cael eu cymhwyso'n llwyddiannus.

Dylai ysgolion weithio’n agos gyda'u partner cymorth technoleg addysg i sicrhau bod strategaethau diweddaru ar waith ar gyfer pob math o ddyfais, gan gynnwys Windows, iOS, ChromeOS ac Android. Rhaid i'r strategaethau hyn alinio â gofynion diogelu, diogelwch a pherfformiad. Dylid eu hintegreiddio hefyd i mewn i gynllunio gweithredol arferol i atal tarfu a chynnal amgylchedd digidol diogel, gwydn.

Trwy ymgorffori arferion diweddaru cadarn yn eu prosesau rheoli digidol, gall ysgolion sicrhau bod dyfeisiau’n parhau i fod wedi'u diogelu, yn weithredol ac yn barod i gefnogi dysgu ac addysgu heb darfu diangen.

Rhaid i ysgolion gael polisi a gweithdrefn ffurfiol wedi'u dogfennu ar gyfer rhoi’r gorau i ddefnyddio asedau digidol a’u gwaredu, gan gynnwys yr holl Gyfarpar Trydanol ac Electronig Gwastraff (WEEE). Rhaid i'r polisi hwn sicrhau bod dyfeisiau'n cael eu trin mewn ffordd sy'n cynnal diogelwch, diogelu a chydymffurfiaeth amgylcheddol trwy gydol y broses diwedd oes. 

Er mwyn cynnal atebolrwydd a thryloywder, rhaid i ysgolion gadw cofrestrau asedau cywir a chyfredol yn eu system rheoli asedau. Rhaid i gofnodion gwaredu ddogfennu dynodwyr asedau, dulliau gwaredu, canlyniadau dileu, a phwy yw’r partner gwaredu. Dylid cynnal archwiliadau rheolaidd a hapwiriadau i wirio cywirdeb, atal gwaredu anawdurdodedig a lleihau'r risg o golled neu dwyll.

Dylai ysgolion gategoreiddio a gwahanu asedau i'w gwaredu yn seiliedig ar fath yr ased, sensitifrwydd data a’r potensial ar gyfer ailddefnyddio. Mae hyn yn cefnogi rheolaeth risg effeithiol trwy sicrhau bod dyfeisiau sensitif yn derbyn mesurau trin a diogelu data priodol, gan hefyd alluogi arferion cynaliadwy fel ailgylchu, ailddefnyddio neu roi fel rhodd lle bo hynny'n briodol. Mae categoreiddio hefyd yn helpu i symleiddio llifoedd gwaith a chynnal cydymffurfiaeth â gofynion diogelu ac amgylcheddol.

Rhaid glanhau neu ddinistrio pob dyfais sy'n dwyn data yn unol â safonau cydnabyddedig (fel NIST 800-88), a dylid cadw tystysgrifau dinistrio at ddibenion archwilio. Dylid diweddaru cofrestrau asedau i adlewyrchu statws gwaredu a chadarnhau bod data wedi’i ddileu. Dylai ysgolion hefyd gynnal gwiriadau cydymffurfiaeth cyfnodol i sicrhau bod dyfeisiau'n parhau dan reolaeth, yn parhau’n gyfredol ac yn dal i fodloni llinellau sylfaen diogelwch trwy gydol eu cylch oes.

Rhaid i unrhyw bartneriaid gwaredu trydydd parti a gyflogir gan ysgolion feddu ar ardystiadau priodol, fel ISO 14001 neu ADISA, a chydymffurfio â safonau diogelu data ac amgylcheddol. Rhaid i gontractau neu gytundebau gwasanaeth ddiffinio cyfrifoldebau, disgwyliadau adrodd a hawliau archwilio yn glir, gydag adolygiadau perfformiad rheolaidd i gadarnhau cydymffurfiaeth barhaus. Trwy ymgorffori'r rheolaethau hyn mewn polisi lleol, mae ysgolion yn sicrhau bod arferion diogelu data a diogelwch cryf yn ymestyn y tu hwnt i ddefnydd gweithredol o ddyfeisiau ac yn parhau’n gadarn ar y pwynt o roi’r gorau i’w defnyddio a’u gwaredu.

Dylai ysgolion geisio cael y budd mwyaf posibl o ddyfeisiau nad oes eu hangen mwyach at eu diben gwreiddiol, tra'n sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion diogelwch, diogelu, ariannol ac amgylcheddol. Mae sicrhau’r gwerth gweddilliol mwyaf posibl yn helpu ysgolion i adennill buddsoddiad, yn cefnogi amcanion cynaliadwyedd ac yn lleihau gwastraff trwy ymestyn oes ddefnyddiol offer lle bo hynny'n briodol.

Cyn gwaredu, dylai ysgolion asesu a yw asedau'n dal i fod yn weithredol ac yn addas i'w hailddefnyddio. Lle y bo’n briodol, gall opsiynau gynnwys ailwerthu trwy sianeli cymeradwy neu eu rhoi i sefydliadau cymunedol. Rhaid i unrhyw broses roi gael ei dogfennu'n llawn, gan gynnwys hepgoriad atebolrwydd wedi'i lofnodi, a rhaid i’r holl gamau gweithredu gael eu cofnodi yn y gofrestr asedau i sicrhau tryloywder ac atebolrwydd. Ni chaiff staff na dysgwyr wneud elw personol o waredu asedau'r ysgol o dan unrhyw amgylchiadau.

Rhaid i ddata gael ei ddileu neu ei ddinistrio o bob dyfais sy'n dwyn data cyn iddi gael ei hailddefnyddio, ei hailwerthu neu ei rhoi. Dylai dyfeisiau cael eu glanhau neu eu dinistrio yn unol â safonau cydnabyddedig, fel NIST 800-88, gyda thystysgrifau dinistrio’n cael eu cadw at ddibenion archwilio a chydymffurfio. Mae'r gofyniad hwn yn berthnasol waeth beth fo'r llwybr gwaredu i sicrhau y diogelir data personol a sensitif.

Dylai ysgolion sicrhau bod prosesau gwaredu’n cyd-fynd â safonau amgylcheddol a chanllawiau’r awdurdod lleol. Trwy ymgorffori arferion gwaredu diogel, cydymffurfiol a chynaliadwy mewn cynllunio gweithredol, gall ysgolion sicrhau’r gwerth gweddilliol mwyaf posibl i’w hasedau wrth gynnal diogelwch data, budd cymunedol a chyfrifoldeb amgylcheddol.