Darparu cyfleoedd dysgu ar-lein: egwyddorion ac arferion diogelu

Cyflwyniad

Mae'r canllawiau hyn gan Lywodraeth Cymru yn amlinellu sut y gellir defnyddio adnoddau ar-lein, fel Microsoft Teams a Google Meet, yn effeithiol i gynnal darpariaeth ddysgu a chysylltiad yn ystod cyfnodau o darfu neu absenoldeb, gan flaenoriaethu ar yr un pryd ddiogelwch a lles dysgwyr a staff. Mae'r canllawiau hyn wedi'u hanelu at ysgolion a lleoliadau a gynhelir yng Nghymru, ac maent o ddefnydd hefyd i ymarferwyr eraill, fel therapyddion, seicolegwyr addysg, cydlynwyr anghenion dysgu ychwanegol, cynorthwywyr cymorth a chynorthwywyr addysgu, gweithwyr ieuenctid, staff ymgynghorol dysgu a gwasanaethau peripatetig.

Cyd-destun dysgu digidol yng Nghymru

Drwy Hwb, y platfform dysgu digidol ar gyfer Cymru, mae gan ddysgwyr ac ymarferwyr o ysgolion a lleoliadau a gynhelir fynediad at amrywiaeth o adnoddau dysgu ar-lein megis Microsoft Teams yn Microsoft Office 365 a Google Meet yn Google Workspace for Education. Mae defnyddio'r cymwysiadau hyn yn gallu darparu profiad rhyngweithiol, a chyfle i gydweithio ac ymgysylltu mewn ffordd ddiogel a hygyrch. Mae canllawiau ymarferol ar gael sy'n esbonio nodweddion Microsoft Teams a Google Meet a sut i ddefnyddio'r rhain ar gyfer gwersi byw.  

Cyfrifoldebau diogelu

Rhaid i ysgolion a lleoliadau a gynhelir, cyrff llywodraethu, penaethiaid a staff roi ystyriaeth lawn i ganllawiau diogelu cenedlaethol a pholisïau diogelu lleol.

Ym mhob ysgol a lleoliad a gynhelir, mae penaethiaid a chyrff llywodraethu (neu gyfwerth) yn atebol am ddiogelu, a dylid dilyn y canllawiau hyn ochr yn ochr â chanllawiau lleol.

Wrth ddatblygu eu dull, rhaid i ysgolion gynnal asesiad risg ac adolygu eu prosesau a'u gweithdrefnau diogelu (gan gynnwys dulliau o roi gwybod yn swyddogol am bryder neu ddigwyddiad) er mwyn sicrhau diogelwch eu dysgwyr a'u staff. 

Mae Llywodraeth Cymru yn argymell:

• y dylai pob gwers neu sesiwn gael ei chynnal drwy Hwb gan ddefnyddio Microsoft Teams neu Google Meet, yn hytrach na darparwr allanol, neu dylai'r ysgol/lleoliad ei hun weithredu drwy Google neu Microsoft 365
• bod yr ymarferydd yn defnyddio dyfais sydd wedi’i darparu gan yr ysgol/lleoliad. Ni ddylai staff ddefnyddio eu hoffer personol eu hunain o dan unrhyw amgylchiadau
• y dylid rhoi sylw dyledus i'r ystyriaethau a amlinellir yn y canllawiau hyn er mwyn sicrhau bod dysgwyr ac ymarferwyr yn cael eu gwarchod a’u diogelu’n briodol

Y gwahaniaethau rhwng dull cydamserol ac anghydamserol

Mae'n ddefnyddiol nodi'r gwahaniaethau allweddol rhwng dulliau sy'n ymwneud â rhyngweithio amser real a'r rhai sy'n ymwneud â darlledu unffordd, 'ffrydio byw'. Gall hyn eich helpu i ddewis y fformat priodol ar gyfer eich gweithgaredd.

Mae dull cydamserol yn ymwneud â chyfrannu mewn amser real, lle mae pawb yn ymuno ar yr un pryd ac mae opsiwn i unigolion ryngweithio â'i gilydd drwy sain, fideo a sgwrsio. Mae hyn yn ddelfrydol ar gyfer gwersi, gwaith grwpiau bach, cyfarfodydd a sgyrsiau lles oherwydd ei fod yn caniatáu adborth ar unwaith ac ymgysylltu gweithredol.

Dull anghydamserol yw darlledu unffordd, lle mae deunydd yn cael ei rannu gan gyflwynydd a'i weld naill ai'n fyw neu'n ddiweddarach drwy recordiad. Mae hyn yn cynnig hyblygrwydd i deuluoedd, ac mae'n arbennig o ddefnyddiol ar gyfer digwyddiadau mawr fel cynulliadau o niferoedd sylweddol, gweminarau, neu wersi lle mae'r rhyngweithio wedi'i gyfyngu i deipio cwestiynau yn ystod y sesiwn fyw.

Y gwahaniaeth rhwng gwersi a sesiynau

At ddibenion y canllawiau hyn:

• mae gwers yn cyfeirio at gyflwyno gwers ystafell ddosbarth
• mae sesiwn yn cyfeirio at enghreifftiau y tu allan i wers arferol lle gall fod dim ond un dysgwr yn bresennol, megis sesiwn dal i fyny ar les gyda dysgwr neu apwyntiad angen dysgu ychwanegol (ADY)

Sylwch fod y term 'dysgwr' yn cael ei ddefnyddio drwy'r ddogfen i ddisgrifio plant a phobl ifanc mewn gwers a (neu) sesiwn

Y prif egwyddorion: diogelu wrth galon y gwaith

• Boed y dysgwyr gartref neu yn yr ystafell ddosbarth, diogelu dysgwyr a’u lles yw’r ystyriaeth bwysicaf, ac mae hynny’n cael blaenoriaeth dros bob ystyriaeth arall. Fel yr amlinellir yn y canllawiau Cadw dysgwyr yn ddiogel, mae dyletswydd ar ymarferwyr i roi gwybod am blant sydd mewn perygl (gan gynnwys cam-drin ar-lein) o dan adran 130 o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. Mae hyn yn berthnasol yn yr un modd p'un a yw dysgu yn cael ei gyflwyno ar-lein neu yn yr ystafell ddosbarth.
• Dylech ddilyn polisïau diogelu’r ysgol neu'r lleoliad bob amser. Dylid ymdrin â phob mater sy’n ymwneud â diogelwch ar-lein yn yr un ffordd ag y byddech yn ymdrin â mater sy’n ymwneud ag addysgu neu ryngweithio wyneb yn wyneb.
• Dylai polisïau’r ysgol neu'r lleoliad a gynhelir ynghylch diogelwch ar-lein, lles staff a dysgwyr, diogelu a dysgu o bell adlewyrchu sut y bydd gwersi neu sesiynau ar-lein yn cael eu cynnal a'u monitro. Mae adnodd 360 safe Cymru ar gael ar Hwb, ac mae'n helpu ysgolion a lleoliadau i adolygu eu polisi a'u harferion diogelwch ar-lein.
• Rhaid dilyn y polisïau a'r gweithdrefnau ar gyfer rhoi gwybod yn swyddogol am achosion o gamddefnydd bob amser. Fel yr amlinellir yng nghanllawiau Cadw dysgwyr yn ddiogel, mae dyletswydd ar ymarferwyr i roi gwybod yn swyddogol os oes plentyn mewn perygl (gan gynnwys cam-drin ar-lein) o dan adran 130 o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.
• Os bydd dysgwr yn gofyn am sgwrs ar-lein un-i-un am fater difrifol, rhaid i staff flaenoriaethu cefnogi'r dysgwr. Dylai'r drafodaeth gael ei chynnal yn unol â pholisi a gweithdrefnau diogelu'r ysgol.
• Os oes gennych unrhyw bryderon am blentyn o safbwynt diogelu, dylech eu trafod â Swyddog Diogelu Dynodedig yr ysgol neu'r lleoliad, gan sicrhau eich bod yn rhoi gwybod yn swyddogol am eich pryderon cyn gynted â phosibl.
• Os na allwch, am unrhyw reswm, gysylltu â Swyddog Diogelu Dynodedig eich ysgol neu'ch lleoliad, cysylltwch â Thîm Gwasanaethau Plant eich awdurdod lleol a rhowch wybod yn swyddogol am eich pryderon.
• Os ydych yn meddwl bod plentyn neu berson ifanc mewn perygl y funud hon, cysylltwch â’r heddlu ar 999.
• I gael rhagor o adnoddau, canllawiau a gwybodaeth am gadw'n ddiogel ar-lein, gan gynnwys gwasanaethau cymorth a chefnogaeth, ewch i ardal Cadw'n ddiogel ar-lein Hwb.

Ystyriaethau cychwynnol 

Wrth gynllunio gwersi neu sesiynau, rhaid i ymarferwyr ystyried:

• pwrpas, manteision, cyfyngiadau a phriodoldeb y fformat cyflwyno
• eu haddasrwydd i bob dysgwr yn seiliedig ar ei amgylchiadau unigol
• nifer y dysgwyr mewn gwers neu sesiwn
• argaeledd dysgwyr, er enghraifft, a yw'r holl ddysgwyr ar gael am gyfnod y wers neu'r sesiwn gyfan
• hyd ac amser y gwersi a'r sesiynau
• y cysylltedd a'r dyfeisiau sydd ar gael i ddysgwyr ac aelodau staff

Paratoadau

Os penderfynir bod gwers neu sesiwn ar-lein yn addas, dylid gwneud y canlynol fel rhan o unrhyw baratoadau:

• Gofyn i uwch dîm arwain eich ysgol neu'ch lleoliad awdurdodi eich gwersi neu'ch sesiynau ymlaen llaw, a rhoi gwybod iddynt am yr amserlen a drefnwyd ar gyfer pob un ohonynt.
• Sicrhau bod unrhyw wersi wedi'u cynllunio ymlaen llaw a bod digon o rybudd yn cael ei roi i ddysgwyr a rhieni neu ofalwyr yn ôl yr angen.
• Sicrhau bod cytundebau defnydd priodol ar waith ar gyfer pob dysgwr, a bod y cytundebau hyn yn cael eu cyfleu'n glir i'r dysgwyr a'u rhannu gyda'r rhieni a'r gofalwyr. Bydd y cytundeb yn rhestru disgwyliadau clir gan bob parti, ac yn nodi'r camau a fydd yn cael eu cymryd os torrir y cytundeb. Gweler y cytundeb enghreifftiol ar gyfer dosbarthiadau ar-lein, sydd ar gael fel dogfen Word y gellir ei lawrlwytho ar waelod y dudalen hon.
• Cadw cofnod canolog o bob digwyddiad ar-lein ynghyd â rhestr o'r rhai a ymunodd.
• Sicrhau bod gan bob dysgwr fynediad at y rhaglenni meddalwedd sydd eu hangen, er enghraifft Microsoft Teams. Gellir trefnu hyn drwy blatfform Hwb.
• Gwneud yn siŵr bod yr holl gynnwys yn briodol ac, ar gyfer unrhyw dasgau a fydd yn golygu gwneud ymchwil ar-lein, gwneud yn siŵr bod y gwefannau yn addas cyn y wers.
• Os yw’r wers yn cynnwys tasgau, cofio y gall fod angen mwy o amser ar rai dysgwyr nag eraill.
• Ymgyfarwyddo â swyddogaethau Microsoft Teams neu Google Meet a sut i ddefnyddio'r adnodd a ddewiswch yn effeithiol, gan ymarfer gydag aelodau eraill o staff os yw hynny'n help.

Lleoliad, a gosodiadau camera a sain

Mae’n hanfodol eich bod yn ystyried lleoliad a gosodiadau camera a sain yn ofalus er mwyn bod yn broffesiynol ac yn gyfrifol bob amser. Mae hyn yn arbennig o bwysig pan fydd ymarferwyr neu ddysgwyr gartref. Rhaid i ymarferwyr ystyried y canlynol.

Lleoliad

Os yw ymarferydd yn arwain neu os yw dysgwr yn ymuno â galwad fideo-gynadledda neu ffrydio byw o gartref neu o bell, dylai:

•  ddewis lleoliad niwtral sy'n briodol ac yn ddiogel, er enghraifft ystafell fyw, stydi neu gegin
• annog y dysgwyr i weithio mewn man cymunedol addas yn y cartref, lle maent yn teimlo’n gyfforddus, ac yng nghwmni eu rhiant neu eu gofalwr os oes modd
• lleihau’r posibilrwydd y bydd aelodau eraill o’r aelwyd neu anifeiliaid anwes yn tarfu ar y wers

Gosodiadau'r camera

• Ystyriwch yn ofalus beth sydd yng ngolwg y camera. Gwiriwch fod y cefndir yn broffesiynol ac nad yw'n cynnwys delweddau neu wybodaeth na ddylid eu rhannu neu y gellid eu hystyried yn amhriodol.
• Efallai y byddai’n ddefnyddiol gofyn i ‘gyfaill beirniadol’ edrych ar beth sydd i’w weld o flaen y camera.
• Lle bo modd, argymhellir bod ymarferwyr a dysgwyr yn newid eu cefndir fel arfer safonol. Gallech ddylunio a llwytho cefndir fel gweithgaredd i'r dosbarth cyfan.

Sain

Mae’n well defnyddio clustffonau sydd â microffon (fel sy'n dod gyda llawer o ffonau symudol) er mwyn clywed y sain yn glir.

Ymddygiad proffesiynol

Dylai ymarferwyr weithio yn yr un ffordd broffesiynol ag y byddent yn yr ystafell ddosbarth. Dylai ymarferwyr:

• ymuno â'r wers neu'r sesiwn cyn yr amser a drefnwyd i sicrhau'r cysylltiad ac adolygu cynllun y wers
• cadw at safonau proffesiynol o ran gwisg pan fyddant o flaen y camera
• canolbwyntio ar gyfathrebu clir a bod yn ymwybodol y gall tôn a chyd-destun fod yn anoddach i'w dehongli ar-lein
• bod yn ymwybodol o’r angen am gyfrinachedd, yn enwedig wrth gyflwyno gwers lle mae oedolion neu blant eraill yn bresennol
• cau'r sesiwn i bawb, gan wneud yn siŵr nad yw dysgwyr yn cael eu gadael ar eu pen eu hunain a heb oruchwyliaeth mewn gwers neu sesiwn ar ôl i’r ymarferydd adael

Recordio gwersi a sesiynau: ystyriaethau pwysig mewn perthynas â’r Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR)

Mae modd recordio ar Microsoft Teams a Google Meet.

Gan y bydd recordiad o ymarferwyr neu ddysgwyr yn cynnwys data personol ac, o bosibl, ddata categori arbennig, dylai uwch dîm rheoli ysgolion a lleoliadau ddatblygu polisi ar gyfer recordio gwersi a sesiynau byw. Wrth ddatblygu’r polisi hwn, dylid gofyn am farn Swyddog Diogelu Data’r ysgol neu’r lleoliad er mwyn sicrhau bod y broses o storio a rhannu recordiadau yn cydymffurfio â holl ofynion Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data. 

Bydd hyn yn cynnwys nodi’r dibenion y mae’r ysgol neu’r lleoliad yn prosesu’r data ar eu cyfer, y sail gyfreithiol y maent yn dibynnu arni, yn ogystal â pharchu hawliau data personol ymarferwyr a dysgwyr.  Mae mwy o wybodaeth a chanllawiau ar gael gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Wrth recordio gwersi byw, dylai ymarferwyr a dysgwyr gydymffurfio â pholisi’r ysgol neu’r lleoliad ar gyfer recordio sesiynau a gwersi byw, ynghyd â phob polisi arall perthnasol. Ni cheir defnyddio recordiadau i werthuso athrawon mewn unrhyw ffordd.

Os ydych yn bwriadu recordio gwers neu sesiwn i’w rhannu â dysgwyr yn nes ymlaen, dylid gwneud hyn fel digwyddiad ffrydio byw neu wers wedi’i recordio ymlaen llaw, heb ddysgwyr yn bresennol.

Ymddygiad dysgwyr a disgwyliadau o ran cwrteisi

Dylid disgwyl yr un safon ymddygiad ag a ddisgwylir mewn ystafell ddosbarth. Mae nodi'r ymddygiadau a'r disgwyliadau sy'n dderbyniol, a hynny o’r cychwyn, yn hanfodol i sicrhau bod y wers neu’r sesiwn yn effeithiol ac yn drefnus.

Dylai ymarferwyr wneud y canlynol:

• Dweud yn glir bod disgwyl safon ymddygiad ystafell ddosbarth bob amser.
• Sicrhau bod rhieni a gofalwyr yn ymwybodol o’r ymddygiadau disgwyliedig a’r gofynion, gan gynnwys y lleoliad i ymuno â’r wers neu’r sesiwn, gwisg briodol a'r cefndir i'w osod.
• Sicrhau bod pob un o'r dysgwyr yn 'fynychwyr' ac nid yn 'gyflwynwyr’. Os byddwch yn gofyn i ddysgwr rannu ei sgrin ac unrhyw waith y mae'n ei wneud, gwnewch ef yn gyflwynydd. Yna, newidiwch ei statws yn ôl i fynychwr.
• Creu rheolau sylfaenol a chytuno arnynt er mwyn adlewyrchu safon yr ymddygiad disgwyliedig ar sail polisi rheoli ymddygiad presennol yr ysgol neu’r lleoliad.
• Esbonio’r rheolau wrth gyflwyno’r wers neu'r sesiwn, er enghraifft pwy all siarad, sut i ofyn cwestiwn neu ofyn am help. Drwy ddefnyddio’r cyfleuster sgwrsio, gellir cael trafodaeth strwythuredig gyda’r rhai sy’n bresennol.
• Atgoffa dysgwyr am y rheolau y cytunwyd arnynt ar ddechrau pob gwers neu sesiwn, ac amlinellu sut y gallant fynegi pryderon os oes angen.

Gall ymarferwyr agor rhestr yr unigolion sydd wedi ymuno a chau dysgwyr o'r sesiwn os ydynt yn ymddwyn yn amhriodol. Dylid dogfennu hyn a gweithredu unrhyw sancsiynau yn unol â pholisi ymddygiad yr ysgol.

Os bydd rhywbeth amhriodol yn cael ei rannu ar y sgrin, dylai ymarferwyr ddod â’r sesiwn i ben cyn gynted â phosibl a chodi'r mater gyda’r Swyddog Diogelu Dynodedig. Yna, gellir cysylltu â’r holl ddysgwyr a oedd yn yr ystafell cyn gynted â phosibl ar ôl y digwyddiad i egluro beth ddigwyddodd, a beth yw'r trefniadau ar gyfer gwersi neu sesiynau i ddod. Yn unol â’r canllawiau diogelu, bydd yn rhaid i'r ymarferydd ysgrifennu cofnod llawn yn y ffordd arferol.

Cynghorion ar gyfer arfer effeithiol

Gallwch greu neu addasu siarter dosbarth gyda'r dysgwyr fel gweithgaredd i bawb. Gall hawliau plant fod yn sail i ddatblygu ei hegwyddorion allweddol, gan gynnwys yr hawl i:

• fod yn ddiogel
• dysgu
• mynegi barn
• cydraddoldeb a pheidio â dioddef gwahaniaethu yn eu herbyn
• preifatrwydd
• datblygu doniau a sgiliau i'r eithaf

Gallai dysgwyr ddatblygu rhestr o elfennau allweddol ymddygiad fideo-gynadledda sy'n gwarchod eu hawliau nhw a hawliau pobl eraill. Gellir cyfeirio at hyn drwy gydol y wers neu'r sesiwn.

Cysylltu dau safle ar gyfer dysgu cydamserol

Efallai y bydd yna adegau pan fydd ysgol neu leoliad yn dymuno cysylltu â safle arall. Gallai achosion o'r fath gynnwys y canlynol:

• Cysylltu ag ystafell ddosbarth arall yn eu hysgol neu eu lleoliad.
• Cysylltu â dysgwyr lle mae rhai yn yr ysgol neu'r lleoliad, a rhai gartref.
• Cysylltu ag ystafelloedd dosbarth eraill i hwyluso gwers neu sesiwn rhwng gwahanol grwpiau blwyddyn, er enghraifft er mwyn i'r cyngor ysgol gyfarfod.

Ym mhob achos, dylai ysgolion a lleoliadau gadw at y canllawiau a amlinellir yn y ddogfen hon.

Sefydliadau allanol

Gall fod achlysuron pan fydd ysgolion neu leoliadau yn dymuno trefnu gwersi neu sesiynau gyda sefydliadau allanol. Er enghraifft, ar gyfer gwers gerddoriaeth.

Dylid defnyddio'r un protocolau diogelu ag mewn unrhyw wers neu sesiwn, gan gofio'r pwyntiau ychwanegol hefyd:

• Dylai'r ymarferydd greu a rheoli'r sesiwn, gan wahodd y sefydliad allanol i fod yn gyfranogwr gwadd.
• Dylai'r ymarferydd bennu'r disgwyliadau yn glir a chyfleu'r disgwyliadau sydd yn y canllawiau hyn i'r darparwr allanol.
• Dylai'r ymarferydd sicrhau ei fod yn cau'r wers neu'r sesiwn i bawb.
• Bydd gweithwyr proffesiynol eraill sy'n ymwneud â darparu sesiynau ar-lein gyda dysgwyr neu eu teuluoedd wedi derbyn arweiniad clir gan eu cymdeithasau proffesiynol neu eu cyflogwyr, a dylent eu dilyn law yn llaw â'r canllawiau hyn.

Mae gan bawb mewn gwasanaethau addysg sy’n dod i gysylltiad â phlant a phobl ifanc a’u teuluoedd ran i’w chwarae o ran diogelu. Os bydd ymarferydd, aelod staff neu ddysgwr yn wynebu problem ar-lein, dylech ymdrin â hynny yn yr un modd ag y byddech yn ymdrin ag unrhyw ddigwyddiad mewn ysgol neu leoliad.

Sut y datblygwyd y canllawiau hyn

Cyhoeddwyd y canllawiau ym mis Mai 2020 yn wreiddiol, yn ystod cyfnod COVID-19, pan oedd y rhan fwyaf o ymarferwyr yn gweithio o gartref, ac roedd y canllawiau hyn yn rhan o'r rhaglen i sicrhau parhad dysgu 'Cadw'n Ddiogel. Dal Ati i Ddysgu'.  Y teitl blaenorol oedd 'Ffrydio byw a fideo-gynadledda, egwyddorion ac arferion diogelu'. 

Er eu bod yn dal i gynnwys cyfarwyddyd ar weithio a dysgu o amgylchedd cartref, maent wedi cael eu diweddaru ers hynny i:

• adlewyrchu sefyllfaoedd lle mae ymarferwyr a dysgwyr yn ôl yn yr ystafell ddosbarth
• sicrhau perthnasedd i ymarferwyr a sefydliadau allanol sy'n cefnogi ysgolion a lleoliadau a gynhelir a'u dysgwyr
• dileu'r gofyniad penodol o ran nifer yr ymarferwyr sy'n ofynnol ar gyfer ffrydio'n fyw (yn dilyn adborth gan ysgolion ac awdurdodau lleol), gan ganiatáu hyblygrwydd a phenderfyniadau lleol 
• diweddaru iaith a therminoleg i adlewyrchu'r arfer wrth gyfeirio at y defnydd o adnoddau ar-lein, sy'n cael eu hymgorffori fwyfwy mewn addysgu a dysgu bob dydd