Canllaw i Ddefnyddwyr a Chyfrifoldebau
-
- Rhan o:
- Canolfan Cymeradwyo
Cynulleidfa a awgrymir: dysgwyr, staff ysgolion, hyrwyddwyr digidol ysgolion, gweinyddwyr Hwb awdurdodau lleol, gweinyddwyr Hwb consortia addysg rhanbarthol.
Trosolwg
Mae’r canllaw a baratowyd yn un generig o ran natur ond mae’n adlewyrchu’r defnydd a wneir gan ysgolion nodweddiadol yn seiliedig ar wybodaeth gan randdeiliaid, gan gynnwys athrawon, staff cymorth ac awdurdodau lleol.
Cyngor Cyffredinol
Dylai pob defnyddiwr ddilyn rheolau diogelwch sylfaenol cyffredinol; maent fel arfer yn gymwys i unrhyw system TG ac maent yn cynnwys:
- Peidio â gadael i neb arall ddefnyddio eich cyfrif Hwb
- Peidio â defnyddio cyfrif Hwb rhywun arall
- Peidio â chreu cyfrifon generig / a rennir
- Dilyn canllawiau cyfrineiriau da (gweler Canllaw Diogelwch Hwb)
- Byddwch yn ofalus wrth ddefnyddio eich cyfrif Hwb mewn man cyhoeddus – gwnewch yn siwr na all neb weld yr hyn rydych yn ei wneud, yn enwedig wrth deipio eich cyfrinair
- Peidiwch â defnyddio eich cyfrif Hwb i ddibenion heblaw busnes addysg
- Gwiriwch fod manylion derbynwyr negeseuon e-bost yn gywir cyn eu hanfon
- Rhowch wybod os oes gennych bryderon am ddefnydd amhriodol – dylid dilyn gweithdrefnau lleol yn ôl yr angen
- Dylech osgoi defnyddio dyfeisiadau / systemau cyhoeddus, a rennir neu bersonol ar gyfer data sensitif neu bersonol
Bydd y defnydd o ddyfeisiadau personol, y cyfeirir ato’n aml fel ‘Dewch â’ch Dyfais eich Hun’ (BYOD), bron yn siwr o olygu risgiau i’r wybodaeth a brosesir arnynt; penderfyniad rheoli risg pob sefydliad fydd hwn.
Mae’r ICO wedi cyhoeddi canllaw penodol yn achos BYOD a diogelu data.
Nid yw Hwb ar hyn o bryd wedi’i ffurfweddu i reoli na gwirio’r dyfeisiadau sy’n defnyddio Hwb, yn hytrach dibynnir ar ddefnyddwyr i ddilyn y polisïau lleol sy’n berthnasol iddynt.
Diogelwch Gwybodaeth
Nod diogelwch gwybodaeth yw gwarchod y nodweddion canlynol:
- Cyfrinachedd – sicrhau bod gwybodaeth yn parhau’n gyfrinachol
- Uniondeb – sicrhau cywirdeb gwybodaeth
- Argaeledd – sicrhau bod modd cael mynediad at wybodaeth pan fydd angen
Yn ychwanegol at y priodoleddau allweddol hyn, bydd sefyllfaoedd lle bydd nodweddion eraill yn bwysig, er enghraifft, atebolrwydd, dim ymwrthodiad a dibynadwyedd.
Data Personol
Data personol yw data sy’n galluogi adnabod unigolion. Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) yn diffinio’r gofynion cyfreithiol sy’n weithredol wrth ddefnyddio data personol.
Cafodd Deddf Diogelu Data’r DU ei diwygio yn 2018 ac mae’n ymgorffori gofynion y GDPR yng nghyfraith y DU.
Mae’r diffiniad diwygiedig o ddata personol wedi’i gynnwys yn yr Hysbysiad Preifatrwydd.
Mae’r rhagofalon y dylid eu cymryd yn gymwys pa bynnag fath o gyfrwng a ddefnyddir. Er enghraifft, efallai y bydd angen mesurau diogelwch yn achos pob un o’r canlynol os ydynt yn cynnwys data personol:
- negeseuon e-bost
- ffotograffau
- dogfennau electronig
- nodiadau wedi’u hysgrifennu â llaw
Mae’r canllaw hwn wedi’i gyfyngu i reolaethau sy’n berthnasol i fformatau data electronig, os yw gwybodaeth yn cael ei hargraffu bydd yr angen i’w diogelu yn parhau, dylai gweithdrefnau gyfateb i’r rhai hynny sy’n gymwys i ddogfennau electronig.
Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn cyhoeddi canllawiau a chodau ymarfer sy’n berthnasol i ddiogelu data a data personol ar eu gwefan.
Hanfodion Hwb
Mae Hwb wedi’i greu’n benodol i storio cynnwys addysgol y gellir ei rannu ag unrhyw rai o ddefnyddwyr eraill Hwb.
Mae gan Hwb reolaethau safonol diofyn, felly mae’n addas ar gyfer y data personol sylfaenol sydd ei angen ar gyfer defnydd o ddydd i ddydd o’r system.
Mae rheolaethau uwch ar gael. Am ragor o wybodaeth ewch i Rheolaethau Diogelwch.
Porth Rheoli Defnyddwyr (UMP)
Mae’r Porth yn ddatrysiad pwrpasol sy’n rhoi mynediad i ddefnyddwyr Hwb at gyfleusterau rheoli cyfrifon.
I fwyafrif y defnyddwyr bydd y rheolaethau safonol yn y Porth yn ddigonol ond ar gyfer rhai lefelau mynediad, mae rheolaethau uwch yn cael eu hargymell neu efallai byddant yn ofynnol.
Google Workspace for Education Fundamentals ac Office 365
Mae Hwb yn rhoi mynediad at Google Workspace for Education Fundamentals ac at Microsoft Office 365. Mae’r ddau wasanaeth yn cynnwys ystod o reolaethau sy’n addas i brosesu data personol a gwybodaeth SWYDDOGOL, sy’n golygu mai’r rhain yw’r gwasanaethau Hwb mwyaf priodol i weithio arnynt ac i storio data o’r fath.
Mae crynodeb o’r wybodaeth lywodraethu sylfaenol berthnasol sy’n gymwys i Google Workspace for Education Fundamentals ac Office 365, fel cânt eu rheoli gan Google a Microsoft yn y drefn honno, wedi’i gynnwys yn Cydymffurfiaeth Data.
Yn achos y rhan fwyaf o ddefnyddwyr Hwb bydd y ffurfwedd ddiofyn ar gyfer Google Workspace for Education Fundamentals ac Office 365 yn rhoi diogelwch priodol ar gyfer yr wybodaeth mae ganddynt fynediad ati.
Pan fydd defnyddwyr Hwb yn cael mynediad at neu’n cyfnewid gwybodaeth sensitif efallai y bydd angen lefel ddiogelwch uwch; felly mae rheolaethau ychwanegol dewisol ar gael.
Canllaw Diogelwch Hwb
Cyfrineiriau
Yn achos systemau TG, ac yn enwedig gwasanaethau cwmwl fel Office 365 a G Suite for Education, mae cyfrineiriau’n anghyfleuster angenrheidiol ac mae’n debyg mai felly y bydd hi cyn bellach ag y gallwn ragweld. Cyfrineiriau yw’r opsiwn mwyaf priodol ar hyn o bryd i sicrhau mai chi’n unig all gael mynediad i’ch cyfrif.
Mewn ymdrech i’w gwneud yn haws i ddefnyddwyr Hwb i reoli eu cyfrineiriau, mae Platfform Hwb wedi’i ddylunio mewn ffordd sy’n golygu mai dim ond un cyfrinair fydd ei angen arnoch i gael mynediad i’r platfform. Gelwir hyn yn Gofrestru Untro neu SSO.
Un o beryglon bod ag un cyfrinair yn unig i gael mynediad i amryw o systemau yw os bydd rhywun yn cael gafael ar eich cyfrinair yna mae perygl y byddant yn cael mynediad at ystod eang o wybodaeth. Oherwydd hyn, mae’n bwysig deall yr hyn y gallwch ei wneud i sicrhau nad yw eich cyfrinair mewn perygl.
Nod y canllaw hwn yw eich helpu i gadw eich cyfrif Hwb yn ddiogel, ond mae'r un mor berthnasol yn achos cyfrineiriau yr ydych yn eu defnyddio gyda’ch cyfrifon personol, fel bancio ar-lein, er enghraifft.