Gwaith y Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) i hybu rhannu data er mwyn diogelu plant

Mae gan bawb sy'n gweithio gyda phlant a phobl ifanc gyfrifoldeb clir: i'w diogelu nhw rhag niwed. Ond o ran rhannu gwybodaeth bersonol neu sensitif fel rhan o'r broses honno, mae llawer o bobl yn teimlo'n nerfus y byddan nhw’n mynd yn groes i’r deddfau diogelu data.

Yn Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), rydyn ni’n gwybod y gall rhannu data fod yn elfen hanfodol o'r broses ddiogelu. Rydyn ni am helpu i wella’r gwaith diogelu plant drwy sicrhau bod y rhai sy'n gweithio yn y maes yn cael eu grymuso i rannu data mewn ffordd briodol, ddiogel a chyfreithlon. Rydyn ni wedi addo na fydd pobl yn mynd i drafferth gyda ni os byddan nhw’n rhannu gwybodaeth i amddiffyn plant a phobl ifanc sy’n wynebu risg o niwed difrifol.

Mae’r angen i wella arferion rhannu data wedi’i amlygu mewn adolygiadau o achosion difrifol yn ddiweddar ledled y Deyrnas Unedig lle mae plant wedi marw neu wedi’u niweidio'n ddifrifol oherwydd camdriniaeth neu esgeulustod. Mae arferion rhannu gwybodaeth gwael ymhlith sefydliadau ac asiantaethau yn rhy aml yn un o'r ffactorau sy'n cyfrannu at fethiannau i amddiffyn y plant.

Bydd y rhan fwyaf o ysgolion Cymru wedi ymuno â Chytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI) sy'n helpu staff y rheng flaen i sefydlu trefniadau rhannu data fel rhan o’r drefn gyda darparwyr gwasanaethau perthnasol eraill yn hyderus, megis y rhai sy'n ymwneud â phartneriaethau amlasiantaeth i gefnogi plant a theuluoedd. Mae WASPI yn adlewyrchu canllawiau’r ICO, ac rydyn ni’n croesawu'r cymorth y mae'n ei ddarparu i rannu data mewn modd sy'n cydymffurfio â'r gyfraith. Bydd eich Swyddog Diogelu Data yn gallu’ch tywys drwy gyfrifoldebau’ch ysgol ynglŷn â rhannu data.

Ond beth am yr achlysuron hynny pan allai datgelu data plentyn fod yn hanfodol i'w gadw'n ddiogel, ond nad oes gan eich ysgol gytundeb rhannu data perthnasol ar waith eto? Neu pan fo angen rhannu data ar frys i ddiogelu plentyn?

Rydyn ni wedi lansio ymgyrch chwalu mythau o'r enw 'Meddyliwch'. Gwiriwch. Rhannwch.’ sy'n dangos sut y gall y gyfraith diogelu data helpu sefydliadau i rannu gwybodaeth bersonol pan fo angen hynny i ddiogelu plant a phobl ifanc.

Rydyn ni yma i gefnogi gweithwyr y rheng flaen sy'n ymgymryd â rolau diogelu hanfodol. Rydyn ni’n credu y bydd ein gwaith drwy'r ymgyrch 'Meddyliwch. Gwiriwch. Rhannwch.’ yn helpu i rymuso pobl i rannu data mewn ffordd briodol, ddiogel a chyfreithlon. Rydym yn rhoi sicrwydd na fydd neb un yn mynd i drafferthion gyda'r ICO am geisio gwneud y peth iawn trwy rannu gwybodaeth gyda'r awdurdodau perthnasol i amddiffyn plant a phobl ifanc sy’n wynebu risg o niwed difrifol.

Mae croeso ichi gysylltu â ni os gallwch chi ddefnyddio'r deunyddiau marchnata rydyn ni wedi'u llunio i helpu i ledaenu neges bwysig 'Meddyliwch. Gwiriwch. Rhannwch.’ Mae’n pecyn cymorth o adnoddau am ddim yn hybu arferion data cyfrifol, gan gynnwys posteri, fideos, ffeithluniau a chynnwys ar gyfer y cyfryngau cymdeithasol, sydd ar gael yn Gymraeg a Saesneg.

Mae'r ymgyrch yn dilyn canllaw ymarferol 10 cam a gyhoeddwyd ym mis Medi, sy'n amlinellu sut y gall sefydliadau rannu gwybodaeth yn ddiogel ac yn gyfreithlon i ddiogelu plant a phobl ifanc rhag niwed corfforol, emosiynol neu feddyliol.

Gweler isod grynodeb o'r camau ac ewch i'n gwefan i gael rhagor o fanylion ac enghreifftiau ymarferol.

• Cam 1: Byddwch yn glir ynghylch sut y gall diogelu data eich helpu i rannu gwybodaeth i ddiogelu plentyn.
• Cam 2: Nodwch eich amcan ar gyfer rhannu gwybodaeth, a rhannu'r wybodaeth y mae angen ei rhannu er mwyn diogelu plentyn.
• Cam 3: Datblygwch bolisïau a systemau clir a diogel ar gyfer rhannu gwybodaeth.
• Cam 4: Byddwch yn glir ynghylch tryloywder a hawliau unigol.
• Cam 5: Aseswch y risgiau a rhannwch yn ôl yr angen.
• Cam 6: Gwnewch gytundeb rhannu data.
• Cam 7: Dilynwch yr egwyddorion diogelu data.
• Cam 8: Rhannwch wybodaeth drwy ddefnyddio'r sail gyfreithlon gywir.
• Cam 9: Rhannwch wybodaeth mewn argyfwng.
• Cam 10: Darllenwch ein cod ymarfer rhannu data.